Le rôle clé joué par le PMO dans la gestion de portefeuille projets
Le principal rôle du PMO est le pilotage et le soutien au management des projets, aux programmes et portefeuilles de l’organisation. Son rôle est d’assurer la vision transversale sur tous les projets en cours et à venir, la réussite des projets, la standardisation et l’amélioration continue des processus liés à la gestion de projet. Dans ce cadre, le bureau de gestion de projets va nécessairement devoir faire appel à une palette d’outils PMO pour piloter les projets de A à Z et faciliter la remontée des informations.
Le PMO a également une responsabilité tournée vers le haut, à savoir le portefeuille. Il a notamment une responsabilité de gestion des demandes, d’animer les process de décision et d’animation (en commençant par fournir les informations) auprès des manager, il a une mission souvent très précise de réaliser les collectes et reporting.
Proposition de visuel :
Comment choisir les bons outils PMO ?
Avant de se demander quel(s) outil(s) PMO vous convient, il faut évidemment vous demander à quel(s) besoin(s) vous souhaitez répondre. Voici quelques pistes d’outils/fonctionnalités en fonction de vos enjeux.
Suivre l’évolution des projets
Utiliser des tableaux de bord multi projets vous aidera à identifier les projets en dérive, ceux à suivre et ceux pour lesquels il faut réagir rapidement si nécessaire. L’indicateur météo projet est également une bonne option pour suivre de manière visuelle les projets à risque. Une rapide visualisation de cet indicateur météo marque immédiatement les esprits ! et permet d’orienter facilement le reporting vers certains points d’attention.
L’autre rôle majeur du PMO est de communiquer sur l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs. L’outil conseillé est le diagramme de Gantt avec le suivi des jalons du projet. Il vous permet de planifier les grandes phases du projet et de reprogrammer automatiquement les impacts d’un éventuel retard.
Préparer les revues de projets
La revue de projets est un processus incontournable du Project Portfolio Management. Y intégrer un point de situation récurrent sous forme d’un « flash report » est une bonne pratique clé. Les différents chefs de projets alimentent leurs rapports flash selon une trame structurée. Une fois les rapports de synthèse complétés à date, le PMO récolte le contenu et structure une synthèse de tous les rapports flash. Le but est de préparer une synthèse pertinente au comité de pilotage.
Animer facilement vos revues de projets
Pendant la réunion, vous avez besoin de tableaux de bord simples et personnalisables pour animer la revue de projet. Le diaporama de revue de portefeuille est un outil d’animation et de priorisation des projets du portefeuille.
Déployer votre méthode projets au sein des équipes
Que vous utilisiez des méthodes comme Prince2, Agile, PMBok, votre besoin est de partager des modèles de document, des enchaînements de phases types, et d’autres documents. En mettant ces éléments à disposition des chefs de projets pour créer leurs nouveaux projets, vous simplifiez leur travail et améliorez leurs pratiques.
Pourquoi se doter d’un outil PPM pour votre Bureau de Gestion de Projets ?
Si vous n’avez pas encore investi dans un système PPM, cela suppose que vous utilisez une combinaison de logiciels de bureau (MS Excel, PowerPoint…) pour créer des rapports, suivre les projets, planning et fichiers partagés dans le Cloud. Vous souhaitez mettre en place une fonction de gestion de projets officielle et uniformiser une méthodologie projet au sein de vos équipes projets ?
Les solutions PPM offrent un équilibre entre stratégie et exécution des projets. Un seul outil PMO 360° vous permet de piloter vos équipes et vos projets dans des domaines tels que la gestion des ressources, la planification de projets, le suivi des budgets, ainsi que les rapports destinés aux dirigeants. Tout l’intérêt d’un outil de gestion de projets PPM est d’aider les dirigeants, le PMO, ses chefs de projets, ses analystes et l’ensemble de ses membres à accomplir leur mission avec efficacité et précision.
C’est également l’occasion de donner plus de lisibilité collective. Avec une méthode projet formalisée et traduite dans l’application, les managers sont plus efficaces dans la prise d’information. Cela offre un gain de temps dans la gestion de projet avec un effort de communication allégé et, donc, dans la prise de décision.
Comment trouver l’outil collaboratif qui vous permettra de gérer un vaste portefeuille de projets ? La première étape sera de faire un point sur les enjeux rencontrés dans votre entreprise.
Avez-vous besoin de mieux cerner la capacité à produire des équipes ?
Avez-vous besoin de suivre plus efficacement les dépenses réalisées par rapport au budget mandaté ?
Arrivez-vous à avoir une vue exhaustive sur le portefeuille projets en cours ?
Avez-vous des difficultés à arbitrer les nouvelles demandes de projets ?
L’outil PPM est une réponse aux besoins métiers et doit être facilitateur pour la prise de décisions au niveau de la gouvernance projets.
VIRAGE Group a édité un guide pratique à ce sujet qui pourra vous aider à choisir le bon logiciel PPM en 3 étapes. Ce guide vous aidera à identifier les fonctionnalités attendues d’un logiciel PPM et vous accompagnera, ensuite, dans la définition du cahier des charges afin de trouver l’éditeur de logiciel adapté.
Exemple d’une solution PPM : Project Monitor, un logiciel PPM simple et efficace comme outil PMO
Avec Project Monitor, pilotez vos portefeuilles projets tout simplement et réduisez de 30% la durée moyenne des projets ! Project Monitor est une solution collaborative de pilotage de portefeuille et de gestion de projet qui permet de :
collecter les informations auprès des équipes par divers moyens : flash report, mise à jour des plannings, suivi des budgets, saisie des temps, …
animer les parties prenantes d’un projet
disposer d’une vision synthétique et à jour des projets, pour gérer et piloter en temps réel
faciliter la prise de décisions lors des arbitrages
maîtriser le budget global et optimiser les allocations
faciliter les temps de gouvernance
Les principales fonctionnalités de Project Monitor sont :
Gestion des plannings et Diagramme de Gantt
Planification des ressources
Suivi budgétaire des projets
Tableau de bord portefeuille de projets
Saisie des temps
Gestion des tâches Kanban
Gestion des risques
Diaporama de revue de portefeuille et Flash Report
