Le blueprint est un élément fondamental d’un programme et donc un des éléments clés de la gestion de programme que l’on retrouve dans les Bonnes Pratiques MSP® (Managing Successful Programs). Dans la version française d’MSP, le terme blueprint est traduit par le « Modèle Cible ».
Blueprint : définition
Le blueprint décrit les capacités qu’une organisation souhaite avoir à la fin du programme. Il répond aux questions : de quels systèmes et de quelle technologie l’organisation aura-t-elle besoin ? Quelles compétences et capacités ? Quel genre de culture voulons-nous créer ?
Alors que la vision dans un programme est comme un phare pour garder le travail pertinent et aligné, il est également vrai qu’une organisation a besoin d’un modèle plus détaillé qui décrit quel est l’état futur souhaité et comment il fonctionnera. C’est pourquoi le blueprint est important.
Blueprint : concepts clés
En pratique, le blueprint fournit les détails « en coulisses » de la vision ; et il le fait en décrivant comment aller de A (où nous sommes maintenant) à B (où nous voulons être). Elle doit donc reposer sur deux piliers :
- De quoi avons-nous besoin? De quelles compétences avons-nous besoin dans la future organisation ?
- Quel sera le processus de changement ? Une organisation ne peut pas passer d’un modèle opérationnel existant à un modèle futur en une seule fois, surtout compte tenu du niveau de changement et d’investissement requis. Au lieu de cela, les changements doivent être progressifs et se développer sur une période de 3 à 5 ans.
Le blueprint oriente les organisations vers des investissements stratégiques à long terme, par opposition au statu quo et au budget annuel qui détermine les solutions à court terme et technologiques.
Un exemple de blueprint ? Une organisation souhaite étendre sa gamme de services sur une période de 5 ans : le blueprint sert à clarifier quels services améliorer, lesquels continuer à offrir sans changement et lesquels démarrer et arrêter. Une fois que l’organisation connaît clairement l’offre de service souhaitée, elle peut comprendre ce dont vous avez besoin pour fournir ces services. Le blueprint aide à saisir l’écart de capacité entre l’état actuel et l’état futur.
Par définition, le blueprint existe « pour rester concentré sur la réalisation de la transformation et du changement d’entreprise nécessaire. »
Comment réaliser un blueprint
Souvent, les organisations n’investissent pas assez dans la préparation d’un programme et sous-estiment le temps et les détails nécessaires pour définir la vision et concevoir le blueprint.
Il arrive parfois que les responsables de programmes se jettent tête baissée en « mode livraison » sans avoir une vision cohérente de la capacité totale requise. S’ ils ne font pas assez attention, cela peut se transformer en un business model mal aligné et inefficace.
Le travail de conception est essentiel pour établir les bases d’un futur business model cohérent qui considère les processus, l’organisation, la technologie et l’information comme une solution convaincante et complète.
L’un des aspects les plus importants du blueprint est qu’il doit être aligné sur la vision future. Certaines organisations hésitent à le rendre visible, mais selon Martin Stretton ** » toutes les ressources doivent se sentir impliquées dans le processus de changement, pas seulement la haute direction « .
Cet outil garantit la planification d’une participation accrue. La question à se poser est « comment pouvons-nous amener l’équipe avec nous sur ce chemin ?
Lors de la définition des rôles et des compétences, les responsables de programmes peuvent avoir besoin d’autres rôles que ceux existants. Ils peuvent embaucher des personnes externes ou former leurs équipiers. Le blueprint fournit le cadre pour informer les ressources sur ces décisions et aller de l’avant.
Le blueprint donne corps à la vision et inclut les détails sur l’état actuel du programme (où vous en êtes maintenant), comment le futur modèle opérationnel fonctionnera (où vous voulez être) et quelles sont les différences entre les deux, de façon à pouvoir les combler avec des projets et d’autres activités du programme. Le blueprint peut contenir des détails sur la future structure organisationnelle, les processus, les fonctions, les niveaux de performance, les technologies et les informations pouvant être utilisées pour le soutenir. Dans la pratique, le blueprint montre les aptitudes/compétences que le programme vise à atteindre.
4 conseils pour rédiger un blueprint
- Impliquer les bonnes ressources : impliquer des ressources qui connaissent l’entreprise et qui peuvent aider à définir l’état futur de l’organisation. Par exemple, les agents ou responsables du changement.
- Démarrer un processus itératif : développer la première ébauche du plan en fonction de la vision initiale et des avantages attendus. Cette vision initiale changera, cependant, au fur et à mesure que les avantages seront passés en revue, les coûts et le calendrier requis pour les atteindre, se dessinera plus clairement. Le Blueprint peut donc changer. Le travail requis risque de devenir trop coûteux, de prendre trop de temps ou de ne pas apporter les avantages dont l’organisation a besoin. Le responsable de programme devra donc revenir en arrière et repenser les plans nécessaires pour atteindre l’état futur souhaité, ou revenir en arrière et revoir le contenu du plan.
- Passer en revue l’analyse de rentabilisation globale : dans le processus itératif de création du blueprint, à un moment donné, le programme doit démontrer un équilibre acceptable entre les coûts, les avantages, le temps et les risques. Une fois l’équilibre atteint, vérifier l’analyse de rentabilisation pour valider sa faisabilité et sa commodité. Après cela, approuver formellement l’analyse de rentabilisation.
- Utiliser le blueprint tout au long du programme : Pendant le programme, s’assurer d’être dans la bonne direction. Le blueprint fournit la base pour le développement des exigences du projet et doit être utilisé pour vérifier que les résultats du projet aideront à développer les capacités commerciales requises.
Conclusion
Une fois le blueprint terminé et les résultats finaux atteints, le programme est clos. Dans le cadre de la clôture, il est conseillé d’examiner ce qui a été livré et de s’assurer d’avoir les bons KPI pour continuer à suivre la réalisation des avantages après la clôture du programme.
Pour en savoir plus, la formation MSP souligne l’importance du Blueprint et explique comment l’utiliser pour concevoir et mettre en œuvre un programme réussi.
Sources: *Axelos, Managing Successful Programmes: setting the blueprint for a better future
**Axelos, A blueprint for change
Axelos, The blueprint – a cornerstone of programmes and MSP
A lire également : MSP c’est quoi ? Définition de Managing Successful Programmes
