Kanban est un framework Agile bien connu qui permet de visualiser votre travail, de limiter le travail en cours et de maximiser l’efficacité (ou flux) de l’équipe. Kanban est un système simple de création de produits, basé sur une livraison continue et une amélioration constante. Kanban est largement applicable et gagne donc en popularité parmi tous les types d’équipes Agile, des ventes aux opérations.
Qu’est-ce qu’un Kanboard , bord kanban ou encore tableau Kanban ?
Le composant principal de la méthode Kanban est le tableau Kanban. Le board Kanban est un outil pour visualiser le workflow du projet. Le Kanboard affiche le flux de travail et toutes les tâches associées, cela aide à mieux comprendre les processus et donne un aperçu de la charge de travail. La visualisation du flux de travail offre la transparence qui aidera à identifier rapidement les étapes de travail problématiques. Le tableau Kanban aide une équipe à travailler plus efficacement.
Le board Kanban est disponible pour toute l’équipe et chacun peut y accéder pour trouver ses responsabilités. Tout le monde peut voir ce que fait chaque membre de l’équipe et, par conséquent, le Kanboard fonctionne également comme un facteur de motivation pour obtenir de meilleures performances.
Quand utiliser kanban ?
Le tableau Kanban peut être utilisé soit comme outil en ligne (Kanban trello), soit au bureau. Le Kanboard utilise :
des cartes visuelles ou post-it
des colonnes
des Swimlanes Kanban (lignes horizontales, ou sorte de couloirs, que vous pouvez utiliser pour séparer différents types d’activité, d’équipe, de classe de service, …)
des “limites WIP” (limites du volume de travail en cours)
Tous ces aspects contribuent à donner une vue d’ensemble du flux de travail.
Les cartes visuelles ou post-it Kanban
Elles sont la représentation virtuelle des tâches. Chaque carte est remplie d’informations sur la tâche, comme sa description, la date limite, le statut. Les cartes Kanban sont attribuées à un ou plusieurs membres de l’équipe, qui seront responsables de l’exécution de la tâche.
Les colonnes Kanban
Elles représentent toutes une étape différente du workflow. Les cartes Kanban se déplacent de colonne en colonne jusqu’à ce qu’elles soient complètement remplies. Pour avoir un aperçu plus détaillé du processus et visualiser votre workflow avec un maximum de précision, vous pouvez ajouter autant de sous-sections que vous le désirez. Une équipe de développement pourrait par exemple posséder un tableau Kanban découpé en une multitudes de colonnes et tout autant de swimlanes.
Les couloirs Kanban ou swimlanes
Les swimlanes sont des lignes horizontales qui peuvent être utilisés pour séparer différentes équipes, services ou activités.
Dans le développement Agile, les limites WIP déterminent la quantité de travail minimale et maximale autorisée pour chaque état d’un workflow. Elles permettent de restreindre le nombre maximum de tâches dans les différentes colonnes du tableau. Cela signifie qu’il ne peut y avoir qu’un total de tâches à une certaine étape du flux de travail. Les limites WIP vous aident à hiérarchiser les tâches et vous permettent de vous concentrer sur les tâches en cours.
Le tableau Kanban n’est pas statique et peut être adapté par n’importe quelle équipe. Cela signifie que vous êtes libre d’ajouter autant de colonnes et de tâches que vous le souhaitez. Vous pouvez décider où placer les limites WIP et si vous souhaitez utiliser des couloirs. Le tableau Kanban doit être adapté à votre flux de travail et à vos besoins spécifiques.
Exemple de tableau Kanban
Comment utiliser un tableau Kanban ?
Le tableau Kanban est un outil très intuitif que tout le monde peut utiliser et comprendre au premier coup d’œil. Mais quelles sont les meilleures façons d’utiliser le tableau ?
Adapter le support à votre projet
De nombreux tableaux Kanban commencent par trois colonnes simples ; « à faire », « en cours » et « fait ». Si cela fonctionne pour votre projet, c’est génial. Mais considérez que vous pouvez également augmenter le nombre de colonnes. « En cours » peut se transformer en, «Prêt», «En test», «Approuvé», «En attente de réponse » ou encore « En révision ».
Commencez par ce que vous faites maintenant et apportez les modifications à votre tableau Kanban progressivement et au fil du temps. Le Kanboard est en constante évolution et les changements devraient se produire de manière organique sans précipitation.
Rechercher les goulots d’étranglement du flux de travail
S’il y a une colonne où toutes les tâches semblent s’accumuler, cela signifie que quelque chose ne va pas dans ce processus. Cela peut être dû à une situation temporaire, comme un membre de l’équipe malade qui ne peut pas terminer ses tâches, ou cela peut être un sérieux goulot d’étranglement.
Le board Kanban vous indique également où accorder une attention particulière et vous aide à proposer des améliorations. Un tableau Kanban plus détaillé donnera de meilleures informations.
Aider votre équipe à se concentrer
Si vous utilisez les limites WIP sur le tableau Kanban, vous aidez votre équipe à se concentrer sur les tâches hautement prioritaires. Souvent, les tâches s’accumulent au stade « en cours ». Si vous mettez les limites WIP, les membres de l’équipe devront d’abord terminer leurs tâches « en cours » avant de pouvoir commencer avec de nouvelles.
De cette façon, le tableau Kanban aide votre équipe à terminer les tâches déjà en cours et empêche les membres de l’équipe d’effectuer plusieurs tâches à la fois.
Améliorer la gestion du temps
Le tableau Kanban fournit un aperçu complet de l’état actuel d’un projet et de l’équipe. Il donne un statut en temps réel sur l’avancement du projet. Avec cela, vous pouvez envisager d’annuler les rapports d’avancement et les réunions d’avancement régulières et gagner beaucoup de temps.
Assurez-vous que votre tableau Kanban n’est pas statique, mais continuez à chercher des améliorations à votre tableau afin d’améliorer encore plus votre flux de travail. De cette façon, vous continuez à devenir plus efficace.
Définir une politique Agile Kanban
Assurez-vous que chaque membre de l’équipe connaît les processus Kanban interne à votre organisation. Définissez quand déplacer une carte d’une colonne à une autre, définissez quelles informations sont nécessaires dans votre carte, etc. Chaque membre de l’équipe doit comprendre par exemple quand déplacer une carte ou quand ajouter des informations à une certaine tâche.
Kanban vs Scrum
Scrum et Kanban sont tous deux des cadres de travail itératifs qui reposent sur des flux de processus et visent à réduire le gaspillage. Cependant, il existe quelques différences principales entre les deux.
Kanban
Scrum
Rôles et responsabilités
il n’y a pas de rôles prédéfinis pour une équipe. Bien qu’il puisse toujours y avoir un chef de projet, l’équipe est encouragée à collaborer et à participer lorsqu’une personne est débordée.
Chaque membre de l’équipe a un rôle prédéfini, où le Scrum master dicte les délais, le Product Owner définit les buts et objectifs et les membres de l’équipe exécutent le travail.
Dates d’échéance / Délais de livraison
Les produits et les processus sont livrés en continu selon les besoins (avec des dates d’échéance déterminées par l’entreprise selon les besoins).
Les livrables sont déterminés par des sprints, ou des périodes définies au cours desquelles un ensemble de travaux doit être terminé et prêt à être examiné.
Priorisation et hiérarchisation des tâches
Utilise un « système d’extraction » ou un flux de travail systématique qui permet aux membres de l’équipe de « tirer » de nouvelles tâches uniquement une fois la tâche précédente terminée.
Utilise également un « système d’extraction » mais un lot entier est extrait pour chaque itération.
Facilitation des changements
Permet d’apporter des modifications à un projet à mi-parcours, permettant des itérations et une amélioration continue avant l’achèvement d’un projet.
Les changements pendant le sprint sont fortement déconseillés.
Mesure de la productivité
Mesure la production à l’aide du « temps de cycle » ou du temps nécessaire pour terminer une partie complète d’un projet du début à la fin.
Mesure la production en utilisant la vélocité par le biais de sprints. Chaque sprint est organisé dos à dos et/ou simultanément de sorte que chaque sprint supplémentaire repose sur le succès du précédent.
Quand utiliser la méthode
Idéal pour les projets avec des priorités très variables.
Idéal pour les équipes avec des priorités stables qui peuvent ne pas changer autant avec le temps.
Lors du choix entre Kanban ou Scrum, la distinction individuelle ne doit pas toujours être faite car Kanban et Scrum peuvent aller de pair. Pour en savoir plus, découvrez notre formation Professional Scrum with Kanban
Vous voulez en savoir plus sur les autres méthodes et techniques Agile ? Consultez notre blog post sur le daily stand-up meeting.
