Au cours de la dernière décennie, la transformation digitale des petites et moyennes entreprises de notre pays n’a fait que progresser. Rares sont les entreprises qui n’ont pas encore entamé un processus de digitalisation, car l’importance de la mise en œuvre de logiciels et d’outils numériques pour la gestion des affaires est devenue indispensable au succès d’une activité.

Les progrès et innovations dans le domaine des technologies d’entreprise ne cessent de soutenir l’optimisation de la gestion et il existe des logiciels de plus en plus sophistiqués qui permettent aux sociétés de développer leur activité, d’accroître leur productivité et de les rendre plus compétitives.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’entreprise ou ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning), est un logiciel ou un système de gestion qui permet de planifier toutes les ressources d’une entreprise et englobe tous les processus nécessaires et les départements impliqués dans l’activité de celle-ci.

Ces systèmes permettent d’unifier toutes les informations de l’entreprise en un seul endroit d’où toute personne autorisée peut y accéder à tout moment. La centralisation de l’information permet une fluidification des communications internes et augmente l’efficacité de l’activité.

Aujourd’hui, rares sont les entreprises qui n’ont pas encore mis en place un logiciel de gestion interne. Il n’y a pas si longtemps encore, on pensait qu’elle ne pouvait être utilisée que dans les grandes entreprises et les multinationales, alors qu’en pratique, elle peut être adaptée à tout type d’entreprise, quelle que soit sa taille ou son envergure.

Ce qui est certain, c’est que le degré de nécessité peut changer en fonction de l’activité dans laquelle l’entreprise est engagée. Par exemple, dans le cas du e-commerce, il est nécessaire de disposer d’un logiciel de gestion des processus, car il est indispensable pour mener à bien son activité correctement.

Comment les logiciels de gestion d’entreprise augmentent-ils la productivité ?

La technologie utilisée dans ces logiciels vous permet d’automatiser les tâches internes et de garder la trace de toutes les activités de chaque secteur de l’entreprise. L’automatisation des procédés vous permet également de vous concentrer sur d’autres activités qui apportent plus de valeur afin de maximiser les performances et les avantages économiques produits par l’entreprise.

Comme toutes les informations sont centralisées dans un seul endroit, tous les services peuvent y accéder par le biais du logiciel. De cette manière, les informations sont constamment échangées et la collaboration en temps réel est possible, ce qui facilite grandement la prise de décision.

En outre, l’unification des informations de toute l’entreprise peut être très utile pour connaître les performances de n’importe quel secteur de l’entreprise, puisqu’avec un ERP, vous pouvez obtenir des rapports sur les ventes, la rentabilité de l’entreprise, la réalisation des objectifs…

Un ERP dans le Cloud

Il s’agit d’un type d’ERP qui ne nécessite aucune installation que ce soit des équipements ou des logiciels. Comme son nom l’indique, il se trouve dans le nuage, de sorte que rien ne se passe sur les appareils, mais on peut y accéder par le biais d’un navigateur web ou d’une application mobile.

Les avantages sont nombreux, comme le fait d’économiser beaucoup de temps et de ressources professionnelles, car il n’est pas nécessaire de se préoccuper de la maintenance, de la sécurité ou des mises à niveau. Un autre avantage est que, comme ces solutions fournissent généralement une équipe de soutien, elles ne nécessitent pas de formation hautement spécialisée.

Quels sont les avantages de l’implémentation d’un ERP dans le Cloud?

• Amélioration de la productivité des employés : Les employés verront leur tâches simplifiées et il sera plus facile de se concentrer sur celles qui requièrent une attention plus particulière, ce qui, en conséquence, apportera de la valeur supplémentaire à l’activité.
• Amélioration de la communication interne : grâce au fait que les informations soient accessibles à tous les départements en temps réel, la communication interne sera facilitée.
• Suivi complet: vous serez en mesure de faire un suivi complet de vos relations avec les fournisseurs, les clients et les prospects de l’entreprise.
• Collecter les informations des différents départements : cela permettra d’avoir un point de vue global du parcours d’un client entre les départements de l’entreprise permettant, d’une part, de cibler facilement les points d’amélioration et de l’autre d’optimiser l’expérience utilisateur/client.
• Économie des coûts : avec un ERP, vous verrez les charges et les coûts de gestion considérablement réduits.
• Réduction des erreurs : les tâches étant automatisées, le pourcentage d’erreurs est réduit lui aussi.

Intégrer son logiciel de gestion avec d’autres solutions

Intégrer son logiciel de gestion avec d’autres systèmes, comme le système de téléphonie de l’entreprise par exemple, peut vous apporter encore d’autres avantages dans votre gestion de la relation avec les clients. Voici quelques uns de ces avantages :

• Dynamisation des processus d’entreprise : en intégrant le logiciel de l’entreprise aux outils de téléphonie, les processus commerciaux seront dynamisés, car des tâches telles que la vérification des détails du client avec lequel vous discutez peuvent être effectuées sans avoir à quitter l’appel et depuis n’importe quel dispositif. C’est ce qui se passe avec les systèmes de téléphonie qui fonctionnent grâce à la technologie WebRTC, car ils fonctionnent via Internet et permettent de recevoir des appels sur un appareil connecté au réseau, comme un ordinateur, un mobile ou une tablette. La WebRTC permet d’avoir son standard téléphonique virtuel, accessible depuis n’importe où.
• Création d’un espace de collaboration : la collaboration au sein de l’entreprise est très importante. Ainsi, avec un ERP, des départements qui étaient auparavant isolés travailleront désormais ensemble et les directeurs ou responsables auront un meilleur contrôle du le travail effectué. Il en résultera une plus grande productivité, une augmentation des ventes et une meilleure prise de décision. En bref, un meilleur retour sur investissement et des marges bénéficiaires plus élevées.

Dans l’environnement en mouvement constant d’aujourd’hui, l’augmentation de la productivité et de sa capacité à s’adapter n’est pas une option, mais une obligation, qui peut être réalisée avec les outils adéquats. Dans cet environnement, les avancées technologiques modifient les modèles d’entreprise et repensent les domaines d’activité traditionnels.

Logiquement, toute amélioration doit être analysée dans son environnement concurrentiel, ce qui nécessite la coordination des différents secteurs de l’entreprise et des ressources dont ils disposent. En ce sens, le système ERP combiné à un système de téléphonie est un élément indispensable pour l’entreprise, qui constitue un bon point de départ pour envisager toute amélioration du processus de gestion.