Les meilleures pratiques de gestion de projet s’appliquent à tout, mais est-ce un mythe ou une réalité ? Après avoir parlé cinéma, séries télé et sport, aujourd’hui on parle nourriture ! Nous verrons notamment comment organiser un barbecue comme un vrai projet.

En particulier, nous considérerons les aspects suivants :

• Business case
• Organisation
• Plans
• Contrôle qualité
• Risques
• Changements
• Progression

1. Business case

Le business case est en fait la justification du projet, c’est-à-dire qu’il est la réponse à la question : « Pourquoi faisons-nous ce projet ? Dans le cas d’un barbecue, ce n’est rien de plus que vouloir manger un barbecue avec sa famille et/ou ses amis pour profiter de l’été.

2. Organisation

Même dans le cas d’un barbecue, il est utile d’avoir une bonne organisation et d’être prêt pour les désagréments et les problèmes.

Tout d’abord, il faut établir les rôles : qui s’occupe du grill, qui s’occupe des accompagnements, qui apporte les boissons, qui s’occupe des couverts, serviettes, assiettes et verres, comment organiser les courses, etc. .. Évidemment, plus de personnes participent à un barbecue, plus il y a de variables à prendre en considération (par exemple, les végétariens, les intolérances, les préférences, etc.).

Pour cette raison, il est optimal d’établir des rôles donnant à chacun la responsabilité d’une petite partie du projet total, afin d’être sûr que même si quelque chose tourne mal, ce ne serait qu’une partie de l’ensemble de l’organisation.

3. Plans

La planification des activités est essentielle pour leur réussite, il est donc important de définir tout ce qui doit être fait dès la phase de préparation du barbecue, c’est-à-dire le contrôle du matériel.

Le gril fonctionne-t-il ? Est-il nécessaire d’en acheter un nouveau ? Est-ce que tout l’équipement (du charbon de bois aux pinces) est présent ?

Une fois que chaque aspect du « projet barbecue » a été analysé et que chaque élément manquant a été résolu, nous pouvons passer au contrôle de la qualité.

4. Contrôle de qualité

En matière d’alimentation, la qualité est un élément très important à bien des égards.

Assurément la phase de test est la plus convoitée ! Qui va tester les « produits » ? Enfin une activité de gestion de projet vraiment sympa à appliquer au quotidien !

5. Risques

Quels types de risques peut-on rencontrer lors de la préparation d’un barbecue ?

• La météo : la grande inconnue de tous les barbecues (surtout ceux du lundi de Pâques !) c’est la pluie. Penser à des solutions alternatives, comme avoir un endroit couvert pour manger, serait certainement optimal.
• La nourriture brûlée : encore pire que la pluie. Si la phase d’organisation a été correctement abordée, le meilleur chef de l’entreprise sera sûrement aux grillades.
• Oublier les préférences alimentaires, les intolérances ou les allergies : plus le groupe de personnes est grand, plus il est possible d’oublier les exceptions. Garder ces types de détails à l’esprit aidera tout le monde à vivre la meilleure expérience possible, il suffit d’un peu de prévoyance.

6. Changements

Même (et surtout !) avec les événements à domicile, il faut toujours être prêt pour les changements de dernière minute : quelqu’un a amené plus de monde ou quelqu’un a oublié de vous signaler une intolérance, … soyez prêt pour les changements de dernière minute et soyez Agile !

Expérimenter l’agilité dans la vie de tous les jours aide les professionnels à l’appliquer même dans les situations les plus complexes en développant d’excellentes compétences en résolution de problèmes qui sont également utiles lorsqu’ils travaillent sur des projets.

7. Progression

Dans PRINCE2, ce thème examine la viabilité et la performance continues des plans. Il détermine si et comment le projet doit se poursuivre. Il en est de même pour votre BBQ. Avez-vous envoyez vos invitations et reçu toutes les réponses attendues ? Votre liste de courses finale est-elle prête ? Le barbecue est-il sur la bonne voie ?

Enfin, n’oubliez pas de tirer les bonnes conclusions après votre BBQ et comprendre ce qui s’est bien passé et ce qui aurait pu être mieux fait : les leçons apprises sont un véritable bagage que chaque professionnel reçoit à l’issue d’un projet.

Vous pourrez également partager vos leçons apprises du barbecue avec vos amis afin de pouvoir améliorer l’organisation de votre prochain événement et profiter au mieux de l’expérience de chacun !

Téléchargez l’infographie Axelos pour réussir à coup sur votre prochain BBQ.