Qu’est-ce que le partage des connaissances et quels outils utiliser pour éviter de disperser les connaissances de l’entreprise ?

L’un des piliers sur lesquels l’entreprise est fondée est la connaissance, c’est-à-dire l’ensemble des informations accumulées au fil des années qui permettent aux employés et aux managers de travailler en synergie. Mais ces informations ne sont pas toujours gérées de manière organisée et sont souvent l’apanage de quelques-uns, obligeant ainsi les employés à perdre du temps, rechercher des données et du contenu qui devraient déjà être partagés avec eux.

Pour éviter tout cela, une stratégie de partage des connaissances est nécessaire.

Knowledge Sharing, qu’est-ce que c’est ?

Au sein de chaque entreprise, un rôle fondamental est joué par la connaissance et par sa gestion.

Il existe deux types de connaissances : explicites et implicites.

Par connaissances explicites, nous entendons toutes les informations théoriques facilement transmissibles : politiques de l’entreprise, fiches produits et toutes les connaissances qui, ayant une forme écrite, permettent de les divulguer.

Au contraire, les connaissances implicites (ou connaissances tacites), comprennent toutes les informations acquises par l’expérience de travail. Pour cette raison, ils sont plus difficiles à acquérir car la lecture d’un document ne suffit pas mais une expérience directe est nécessaire.

Pour une entreprise, l’acquisition de telles connaissances, à la fois explicites et implicites, implique des coûts en termes de temps et d’argent et pour cette raison, il est important qu’elles ne soient pas dispersées.

Pour éviter cela, il est nécessaire de mettre en place une stratégie de Knowledge Sharing : partager les connaissances de l’entreprise entre les personnes, les équipes et les départements, les rendre utilisables et accessibles par tous les employés, rapidement et chaque fois qu’ils ont besoin d’informations.

Que se passe-t-il s’il n’y a pas de partage des connaissances

Le manque de Knowledge Sharing (ou de partage des connaissances) réduit la productivité de l’entreprise entraînant une perte de temps et de ressources qui pourraient être utilisées par les employés dans le cadre de leurs fonctions. Les principaux problèmes générés par l’absence de partage des connaissances en entreprise sont :

• Difficulté à trouver des informations : les employés perdent du temps à rechercher les connaissances dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Souvent, ne pas pouvoir trouver rapidement ces informations entraîne l’interruption du flux de travail, ayant des répercussions à la fois sur l’employé et, parfois, sur l’ensemble du service ;
• Perte d’autonomie : n’ayant pas la possibilité de consulter et de gérer de manière autonome la documentation, l’employé devra contacter des collègues et des supérieurs pour avoir accès à l’information, en prolongeant toutefois le temps nécessaire pour résoudre le problème ;
• Gestion des documents chaotiques : à défaut de trouver le document qu’il cherchait, le salarié peut penser qu’il n’existe pas, perdant du temps à en créer un autre. Cela entraîne non seulement un gaspillage d’énergie, mais crée également un chaos au sein de la documentation, dans laquelle il y aura plusieurs fichiers relatifs au même contenu ;
• Perte de connaissances : si toutes les connaissances ne sont pas documentées ou accessibles, vous risquez de perdre des informations importantes telles que les meilleures pratiques de résolution de problèmes ;
• Lacunes dans la documentation : les documents n’étant pas partagés, il sera plus difficile d’identifier les lacunes, risquant de les découvrir au moment où cette information est nécessaire, provoquant des perturbations.

Encourager le partage des connaissances : ce que l’entreprise peut faire

Il est du devoir de l’entreprise de mettre tous les outils au service du salarié pour favoriser le partage des connaissances. Différentes stratégies peuvent être mises en place pour optimiser le partage des connaissances :

• concevoir des politiques partagées sur l’archivage : sans directives d’entreprise, chaque employé archivera ses documents selon des règles personnelles, créant le chaos et gênant les collègues qui devront les consulter. Si, au contraire, l’entreprise fournit des pratiques communes, même le catalogage se fera de manière uniforme et organisée ;
• rendre les connaissances partageables : comme nous l’avons vu, les connaissances peuvent aussi être tacites et donc difficiles à partager. L’entreprise doit encourager les employés à transmettre ces connaissances à leurs collègues et à les rendre utilisables également sous forme écrite, en évitant la thésaurisation des connaissances. Il en va de même pour les informations explicites, qui ne sont cependant pas toujours archivées et se transmettent de bouche à oreille ;
• promouvoir une culture du partage : les salariés sont souvent réticents à partager des informations pensant ainsi qu’elles sont indispensables à l’entreprise.
• créer une culture d’entreprise qui encourage le partage : tous les employés seront appelés à apporter leur contribution et à recevoir des éclaircissements, des informations et des conseils ;
• fournir les outils nécessaires : les aspects évoqués jusqu’à présent ne résolvent pas le problème de partage des connaissances s’ils ne sont pas accompagnés de logiciels capables de rassembler tous les contenus sur une seule plateforme, d’éviter la dispersion et la difficulté de recherche, et de les rendre facilement consultables.

Gestion des connaissances pour le partage des connaissances

Comme nous venons de le voir, c’est le travail de l’entreprise de les mettre au service des utilisateurs tous ces outils dont ils ont besoin pour pouvoir partager leurs connaissances entreprise. Pour que les connaissances soient efficacement partagées, une stratégie de gestion des connaissances est nécessaire. Mais qu’est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances d’entreprise a pour objectif de rassembler et d’organiser l’ensemble des connaissances d’une entreprise, les savoir-faire dits d’entreprise, et de les rendre utilisables par les salariés.

Les entreprises utilisent souvent des systèmes de gestion des connaissances pour aider les employés à rechercher du contenu d’entreprise dans la base de connaissances et promouvoir le partage des connaissances. Le logiciel doit avoir certaines caractéristiques comme, par exemple, extraire les informations requises en peu de temps, pour permettre à l’employé de pouvoir poursuivre son travail.

De plus, la documentation de l’entreprise doit être accessible 24h/24 et 7j/7, pour permettre à tous les services d’effectuer des recherches en fonction de leurs besoins. Pour accélérer le processus de recherche, certains logiciels d’intelligence artificielle permettent aux employés d’accéder directement au contenu qu’ils recherchent, sans utiliser de mots clés qui les obligeraient à consulter des documents entiers pour sélectionner les informations nécessaires.

Faire circuler les connaissances de l’entreprise nécessite une stratégie qui implique toute l’entreprise, afin de pouvoir ainsi éliminer les activités routinières qui font perdre du temps aux employés et augmentent la productivité.