La gestion de projets virtuels n’est pas nouvelle. La digitalisation est devenue plus accessible à travers le monde ces dernières années et la plupart des chefs de projet ont déjà géré des équipes à distance. On voit régulièrement des sociétés où les différents bureaux ne se trouvent pas au même endroit ou des fournisseurs qui ne sont pas sur place chez le client. La différence avec la crise sanitaire actuelle réside principalement dans le fait que nous sommes passés d’une collaboration depuis quelques endroits où les équipes travaillaient encore physiquement ensemble, à une configuration où tout le monde est littéralement seul, chacun chez soi.

En général, lorsque je suis confronté à un défi de gestion de projet, je regarde d’abord PRINCE2. PRINCE2 est l’une des méthodes de gestion de projets les plus utilisées dans le monde. Evidemment PRINCE2 n’est qu’une partie de la solution. Il y a beaucoup de leadership et de soft skills impliqués dans la gestion de projets virtuels, et PRINCE2 ne peut pas aider à cet égard. En effet, bien que cela soit extrêmement important, il est impossible de codifier les soft skills et le leadership dans une méthode. De plus, la gestion de projets virtuels requiert un bon équilibre vie professionnelle / vie privée, mais ce n’est pas le sujet que nous approfondirons dans cet article.

PRINCE2 aborde la gestion de projets avec 7 principes, 7 thèmes et 7 processus. Les principes sont des lignes directrices et des pratiques non négociables qui s’appliquent à tous les projets, peu importe la taille, le type ou le secteur. Les sept principes de PRINCE2 sont les suivants:

• Justification continue pour l’entreprise
• Rôles et responsabilités définis
• Focalisation sur le produit
• Leçons tirées de l’expérience
• Management par exception
• Management par séquence
• Adaptation à l’environnement de projet

Bien que tous les principes restent applicables à un projet virtuel, je tiens à insister sur 5 de ces principes, qui sont particulièrement importants lors du passage à un environnement virtuel. A distance, il est important de faire attention à ne pas créer un excès de moments synchrones. Ces derniers se présentent souvent sous forme de vidéoconférences et peuvent prendre beaucoup de votre temps, en particulier lorsque le public est nombreux. Plusieurs principes aident à réduire le nombre de réunions et à garder les réunions restantes courtes et pertinentes.

Le principe “Focalisation sur le produit” exige que les projets soient axés sur les résultats plutôt que sur le travail en lui-même. Pour un projet, cela signifie que le succès passe par une compréhension commune de ce que le projet livrera et des caractéristiques de ces produits. Dans le langage courant : les exigences doivent être claires, tout comme les critères par rapport auxquels elles seront évaluées. Il en va de même pour le travail des équipes de votre projet ou des membres individuels de l’équipe : il est important de convenir de ce que tout le monde livrera plutôt que de ce que tout le monde fera. En tant que chef de projet, vous voulez garder le contrôle sans faire de micro-management. C’est pourquoi il est important de convenir avec vos équipes de résultats concrets – livrables – qu’ils produiront à un certain moment. Si vous gérez directement des membres individuels de l’équipe, il est logique de faire un point rapide quotidiennement. Si vous gérer des équipes, vous opterez plutôt pour une fréquence (semi-) hebdomadaire. Pour certain, un changement de mentalité est clairement nécessaire, le but n’est pas de se demander « que ferez-vous aujourd’hui? » mais plutôt “qu’allez-vous livrer demain?”. Il s’agit d’un petit changement, mais il permet à la fois d’aligner les attentes et d’assurer au chef de projet que le travail contribue à la réalisation du projet.

Le principe “Rôles et responsabilités définis” signifie que les projets doivent avoir une structure explicite qui fournit à toutes les personnes impliquées dans le projet une réponse à la question: “Qu’attend-on de moi?”. Si une telle structure est absente, vous risquez d’avoir besoin de plus de réunions pour lever les obstacles et déterminer qui s’en occupera. Dans une situation où les membres de l’équipe sont colocalisés, l’absence de cette compréhension explicite de qui fera quoi peut être plus indulgente, car les membres de l’équipe peuvent plus facilement s’exprimer et obtenir de l’aide immédiatement. Cependant, cela est également sous-optimal, car tout le monde dans l’équipe sera retiré de sa concentration pendant un moment et il faudra un certain temps pour se reconcentrer. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe savent qui est responsable de quoi, afin qu’ils puissent résoudre les problèmes directement avec la bonne personne. Mais assurez-vous également que chacun sait quelles responsabilités il a lui-même afin de pouvoir prendre les décisions qui lui sont confiées.

Le principe “Management par exception” permet une utilisation efficace du temps de gestion car il garantit que les décisions sont prises au bon niveau dans l’organisation sans perdre le contrôle. Cela se fait en déléguant les pouvoirs et en spécifiant des «tolérances», c’est-à-dire des objectifs de performance et des écarts autorisés par rapport à ces objectifs. Ensuite, vous devez également spécifier le mécanisme de remontée de l’information vers le supérieur hiérarchique adéquat, au cas où les tolérances seraient dépassées ou à dépasser. Si vous le faites bien, rendre compte des progrès est beaucoup plus facile et ne nécessite pas de réunion. Nous connaissons tous le sentiment d’être dans une réunion qui aurait dû être un e-mail; avoir des objectifs clairs et des limites de déviation vous permet de communiquer clairement le statut de votre travail ou projet par écrit. De cette façon, vous n’aurez besoin d’une réunion que lorsqu’une décision est nécessaire (quand quelqu’un dépassera une tolérance et qu’un niveau de gestion plus élevé devrait intervenir).

Le principe “Leçons tirées de l’expérience” exige que tout le monde dans le projet recherche activement les leçons qui peuvent être tirées des expériences du projet et agisse en conséquence pour s’améliorer continuellement. Si vous êtes soudainement plongé dans cette nouvelle situation où tout se passe à distance, il est particulièrement important de souvent réfléchir à la façon dont vous gérez les choses. Il pourrait être utile de demander à tous les membres de votre équipe de tenir un journal des retours d’expériences, une liste de leurs expériences et de prévoir un moment régulier pour discuter des leçons de l’équipe. En mettant en œuvre les expériences positives de manière plus structurelle dans votre façon de travailler et en résolvant les expériences négatives pour éviter qu’elles ne se reproduisent, vous améliorerez en permanence la gestion de votre projet virtuel.

Le principe “Adaptation à l’environnement de projet” garantit que la méthode utilisée pour gérer le projet est appropriée pour le projet et que le niveau de contrôle est adapté à l’échelle, la complexité, l’importance et le risque du projet. Si votre situation change soudainement, comme c’est le cas avec toute l’équipe de projet travaillant à distance, il est de la plus haute importance de vérifier si votre manière standard de gérer les projets est toujours la manière la plus appropriée de le faire. Chaque projet est unique et, par conséquent, pour chaque projet, vous vous écarterez de la norme à certains égards. Prenez donc le temps de réfléchir à la façon dont votre méthode de projet standard devrait être adaptée à votre environnement virtuel.

Vous souhaitez en savoir plus sur l’application de PRINCE2 virtuellement ? Regardez le webinaire How to apply PRINCE2 virtually? animé par Stijn Janssens.

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