Les “daily stand-up meeting” aussi appelés réunions quotidiennes debout sont au cœur d’un projet Agile et du cadre Scrum. Lors de ces réunions, les informations les plus importantes sont partagées et les « obstacles » (roadblock) sont levés, c’est pourquoi elles sont essentielles à la réussite du projet Agile.

Que se passe-t-il lors de ces réunions quotidiennes debout?

Chaque membre de l’équipe partage ce qu’il a fait la veille, ce qu’il prévoit de faire le jour même et discute des obstacles potentiels pour lesquels une aide pourrait être nécessaire pour poursuivre le travail.

Voici cinq règles importantes pour réaliser des daily stand-up meeting efficaces

1) Pas plus de 15 minutes en général : le stand-up est de courte durée, fixée à l’avance. Une bonne pratique consiste à compter 2 minutes par participant + 2 minutes. Il doit être court et directe. Les participants restent debout, pour que la réunion soit rapide, optimiste et active.
2) Le stand-up meeting n’est pas le lieu pour résoudre les problèmes : s’il y a des problèmes, ils doivent être signalés et discutés après la réunion, et rapportés au groupe le lendemain. L’habitude la plus difficile à éliminer sera probablement de ne pas résoudre les problèmes pendant la réunion : gérer les problèmes après la réunion, en s’assurant que seuls les membres de l’équipe nécessaires participent à la discussion.

3) Le chef de projet ou scrum master a un rôle d’observateur, laissant à l’équipe le rôle principal : le daily stand-up se déroule généralement tous les jours à la même heure, au même endroit et est habituellement animé par le chef d’équipe. En tant que chef de projet, vous devez examiner les problèmes qui n’ont pas été résolus et supprimer les obstacles pour l’équipe. De plus, vous devez vous assurer que les risques diminuent et après les stand-ups, vous devez communiquer le statut aux principales parties prenantes, afin qu’elles soient informées de l’avancement du projet.

4) Écouter attentivement : pendant la phase de développement évolutif le rôle du chef de projet est de protéger et d’augmenter la productivité de chaque membre de l’équipe en leur laissant la tâche de gérer seul (si possible) les obstacles qui peuvent ralentir leur travail. Si les fonctionnalités sont en retard, le chef de projet doit découvrir pourquoi, essayer d’apporter des modifications le plus rapidement possible et les noter, afin que les leçons apprises puissent être appliquées.

Voici quelques points à observer lors des réunions quotidiennes :

• Est-ce que l’équipe collabore ou y a-t-il des tensions dans l’air ?
• Y a-t-il des risques qui peuvent avoir un impact sur les sprints futurs ?
• Y a-t-il un problème commun que vous pouvez aider à résoudre (après la réunion bien sûr) ?

Il y a beaucoup d’informations précieuses que vous pouvez obtenir de vos réunions debout si vous faites attention et prenez des mesures en cas de besoin. Les réunions debout vous aident à comprendre comment le faire en vous donnant un aperçu de ce que l’équipe doit affronter chaque jour.

5) Assurez-vous que les problèmes soient résolus dans les temps : il est conseillé de tenir une sorte de “journal” ou de garder une trace des problèmes, risques ou points bloquants évoqués durant les réunions debout et leur évolution. Ainsi cela vous donnera le mécanisme pour déterminer si les « problèmes » augmentent en volume.

Autres choses à savoir sur les réunions debout :

• Tous les membres de l’équipe technique et métier doivent participer
• Le stand-up vous donnent les bases pour suivre l’avancement du projet et des progrès, sur la base des fonctionnalités prévues pour chaque sprint
• Les fonctionnalités terminées sont signalées dans les réunions debout, ainsi que sur le tableau d’affichage, dans la salle de réunion, afin que l’équipe puisse consulter les progrès à tout moment.

Stand-up meeting à distance ?

Si votre équipe est répartie et se connecte à distance pour la réunion quotidienne debout, assurez-vous que sa journée ne commence pas dans la frustration ou ralentit tout le monde. Choisissez une solution de visioconférence facile à utiliser pour tous, depuis un PC ou un appareil mobile. Assurez-vous que votre solution de visioconférence offre les fonctionnalités suivantes :

• Simplicité : si cela vous prend 10 minutes pour configurer votre stand-up, vous perdez un temps précieux.
• Partage d’écran : les utilisateurs devraient pouvoir partager des écrans depuis n’importe quel appareil sans effort.
• URL dédiée : personne ne devrait jamais avoir à taper des chiffres et des codes d’accès sur une base quotidienne. Utilisez une URL dédiée pour vos réunions vidéo stand-up afin que les gens puissent cliquer pour rejoindre sans transpiration.
• Vidéo et audio HD : tout le monde devrait pouvoir se voir et s’entendre clairement.

Bonus : quelques conseils pour vos réunions debout :

• Changer l’ordre de présentation tous les jours ajoute de l’énergie aux réunions : Lorsque les gens savent à quoi s’attendre, ils ont tendance à se désintéresser. Étant donné que les réunions de stand-up quotidiennes sont de nature routinière, vous devez modifier la routine afin de maintenir l’engagement des gens. Par exemple, si votre ordre du jour typique de réunion debout comprend le tour de la salle dans le sens des aiguilles d’une montre et l’écoute de chaque personne, pensez à mettre le nom de chacun dans un chapeau, ou simplement laissez les équipiers, annoncer le nom du prochain équipier à intervenir.
• Confier à un membre de l’équipe le rôle de «chronométreur» afin de bien concentrer l’équipe. Pour chaque sprint, le chronométreur doit changer.
• S’assurer que la réunion se termine toujours sur une note positive : demandez à l’équipe de partager les succès obtenus depuis la dernière réunion. Par exemple, l’entreprise a-t-elle vraiment aimé ce que vous avez vu lors de la dernière évaluation de produit ? Une ressource de l’équipe technique a-t-elle réussi à surmonter un problème dont l’équipe est particulièrement fière ? Partager les victoires est un excellent moyen de garder votre humeur et de montrer que des progrès sont en cours.

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Nous avons vu à quel point une réunion de 15 minutes peut être importante et utile – maintenant, tout ce que vous avez à faire est de rendre vos réunions debout ciblées, courtes et sans faille !

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