Comment conduire un changement transformationnel au sein d’une organisation?
Il y a quelques semaines, j’ai donné une formation en classe virtuelle sur PRINCE2 et un participant m’a demandé: «Mon organisation veut que je mène une initiative transformationnelle, et j’hésite entre suivre une formation en conduite du changement ou sur la gestion de programme. Que recommandez-vous? »
Dans un premier temps, quand je reçois ce genre de question, je demande toujours : «Qu’attendez-vous de cette formation? Quels sont vos objectifs? »
Formation Change Management®
La Certification Change Management a été développé par l’APMG en partenariat avec le Change Management Institute (CMI), une association professionnelle internationale des responsables du changement. Ils ont développé ensemble un recueil professionnel des connaissances en conduite du changement (CMBOK). Ce recueil ou « body of knowledge » fournit une revue indépendante des connaissances professionnelles qui sont attendues par un manager du changement. La formation Change Management, que je donne avec l’organisme accrédité QRP est donc basée sur le manuel officiel “Effective Change Manager’s Handbook” (ECMH): Guide essentiels du corpus de connaissances de la conduite du changement (CMBOK). En d’autres termes, j’enseigne les meilleures pratiques en matière de conduite du changement. Le manuel, ainsi que la formation, s’adressent aux «Change Managers». C’est à dire, toutes personnes qui contribuent de diverses manières :
au processus de reconnaissance et de définition du besoin de changement
à l’évaluation du potentiel et de la capacité de changement de l’organisation
à l’acquisition des ressources
à la planification du changement et à l’évaluation de son impact
à l’élaboration d’une stratégie pour les parties prenantes
à l’implication les collaborateurs dans le processus de changement
à doter les collaborateur des connaissances, des compétences et des attitudes appropriées
à communiquer le changement
gérer les initiatives de changement et mesurer les progrès du changement
à l’animation des groupes travaillant sur des initiatives de changement
au soutien et à l’intégration du changement dans l’organisation.
Formation MSP® (Managing Successful Programs)
Une autre formation que je donne pour le compte de QRP est «MSP – Managing Successful Programs» d’Axelos. MSP est un cadre conçu pour soutenir la mise en œuvre du changement transformationnel. Il fournit au participant une feuille de route adaptable pour la gestion de programme, rassemblant les principes clés, les thèmes de gouvernance et un ensemble de processus interdépendants pour faciliter la livraison de la transformation et comment ils peuvent être intégrés, revus et appliqués, pour obtenir des avantages mesurables.
Figure 1 : Vue d’ensemble du flux transformationel
Pourquoi vous devriez faire les deux formations?
Ma réponse habituelle lorsqu’on me pose la question est donc «vous devriez faire les deux». Le guide MSP vous donnera ce dont vous avez besoin pour avoir un cadre de travail clair et éprouvé, avec un flux de transformation clair pour vous aider à «gérer» le changement, en d’autres termes, mettre en oeuvre la conduite du changement, tandis que le guide (ECMH) fournira des informations supplémentaires pour appuyer la stratégie et soutenir les collaborateurs. La formation Change Management vous fournira donc les «meilleures pratiques» pour aider votre organisation et vos collaborateurs à «transiter» vers «l’état futur», ce que l’on appelle la gestion de la transition.
MSP et ECMH abordent tous les deux les aspects «Changement» et «Transition» mais je dirais que la formation MSP l’introduit d’un point de vue «Management stratégique», tandis que la formation Change Management l’introduit d’un point de vue «Leadership». Pour qu’un changement transformationnel réussisse, les deux sont nécessaires: le changement doit être «mis en oeuvre», et en même temps, la transition doit être soutenue et supportée, donc «accompagnée».
Par laquelle des deux formations devrais-je commencer?
Je vous recommande fortement de commencer par MSP car cela vous donnera un cadre solide avec un processus clair, y compris des étapes avec des responsabilités définies pour gérer le changement, puis de faire Change Management afin que vous puissiez affiner certains des sujets couverts par MSP, mais surtout, vous acquerrez des connaissances supplémentaires sur la façon de gérer les individus en pleine mutation, un aspect soft skills très important, qui n’est pas traité en détail avec MSP.
Le tableau suivant présente les chapitres de chaque manuel, utilisé comme base pour nos formations:
Tableau 1 : Chapitres des manuels MSP et Change Management.
Le cadre MSP est composé de 3 éléments: sept principes, neuf thèmes de gouvernance et six processus de flux de transformation, tandis que l’ECMH est divisé en quatre parties: le changement et l’individu (parties des chapitres 1 et 9), le changement et l’organisation (parties des chapitres 1 , 2 et 8), les communications et l’engagement des parties prenantes (parties des chapitres 4, 5 et 10) et les pratiques de conduite du changement (parties des chapitres 6, 7, 11 et 12). Les chapitres 3 et 13 ne sont pas traitées à l’examen, donc pas traités pendant la formation.
Une différence entre les deux, et donc leur véritable complémentarité, est la façon dont ils abordent l’aspect si important des parties prenantes dans le changement. Les guides MSP et ECMH abordent tous les deux l’importance du leadership, pas seulement de la gestion, afin de faire en sorte que les collaborateurs «acceptent» le changement et s’engagent eux-mêmes et les autres dans ce changement. Là où ils se complètent, c’est que le guide MSP «encadrera» l’engagement des parties prenantes dans son flux transformationnel: identifier ce qui doit être fait quand et par qui, tandis que le guide ECMH insistera davantage sur les meilleures pratiques pour «impliquer les parties prenantes»: leadership, principes d’identification, segmenter les parties prenantes afin de mieux définir l’engagement, diverses façons de cartographier les parties prenantes et d’élaborer une stratégie d’engagement.
Une autre complémentarité entre les deux est le fait que Change Management traite également la manière d’évaluer l’état de préparation de l’Organisation au changement et la manière d’identifier et d’agir sur diverses formes de résistance au changement. Ces meilleures pratiques fournies par l’ECMH peuvent être insérées dans l’ensemble des activités faisant partie du processus «Réaliser des bénéfices» au sein du flux de transformation de MSP (voir figure 2 ci-dessous).
Figure 2 : Exemple simple montrant les livrables, le management de la transition et la réalisation des bénéfices
Par conséquent, dans la phase de «Pré-Transition», les Bonnes Pratiques acquises au cours de votre formation Change Management soutiennent le travail de l’équipe de conduite du changement dans l’évaluation de la préparation de l’organisation au changement, aidant à mieux estimer le travail à effectuer, dans quels domaines de l’organisation, afin d’augmenter «l’acceptation» du changement. Cela aura un impact direct sur la façon dont la «transition» sera dirigée et accompagnée par l’équipe qui conduit le changement, en s’assurant que le changement n’est pas une surprise pour les ressources ciblées, mais plutôt une activité préparée, soutenue et sous contrôle. Enfin, l’un des types de résistance les plus difficiles à résoudre est celui du «désengagement», car il est facile de passer à côté sans s’en apercevoir, en particulier dans les premiers stades, car l’équipe qui conduit le changement pourrait considérer les collaborateurs comme étant d’accord avec le changement, alors que les collaborateurs vont simplement essayer d’éviter ce changement. La formation Change Management consacre un certain temps à identifier les causes de résistance et comment elles peuvent être traitées par l’équipe qui conduit le changement.
La façon dont MSP voit la transition (voir la figure 3) correspond au modèle de changement en trois phases de Kurt Lewin (voir la figure 4) qui comprend les phases «Unfreeze», «Change» et «Refreeze» faisant référence à l’un des modèles de changement développé dans l’ECMH.
Figure 3 : Modèle de changement en trois phases de Kurt Lewin
Conclusion
Je recommande de commencer avec la formation MSP de cette façon, vous apprendrez comment utiliser un flux de transformation fiable afin de vous assurer que vous êtes bien équipé pour gérer le changement transformationnel. Dans un second temps, suivez la formation Change Management pour aller en profondeur. (focalisée sur le risque que toute initiative de changement est inévitable. Comme vous le savez probablement, les risques sont incertains et peuvent avoir des effets positifs ou négatifs. Dans le changement, un impact négatif proviendrait, par exemple, d’une résistance au changement, créant ainsi un cercle vicieux, et un impact positif émergerait, dans certains cas, créant un cercle vertueux, créant une dynamique de changement. La formation Change Management explique comment prévenir, repérer et intervenir dans les cycles vicieux et créer des cycles vertueux.
Comme la science et la recherche l’ont conclu, vous n’avez peut-être pas de moitié dominante, mais votre cerveau est vraiment divisé en deux hémisphères, gauche et droit. Les hémisphères gauche et droit ne sont pas les mêmes. Ils sont cependant très similaires et redondants. La plupart des processus que vous trouverez sur le côté gauche ont également lieu sur le côté droite, et vice-versa. De même, en tant qu’acteur clé d’un changement transformationnel, en particulier en tant que Change Manager, vous devez utiliser les deux côtés du changement:
La mise en place stratégique de la conduite du changement (formation MSP)
Et comme pour votre cerveau, les deux côtés ont une certaine redondance, couvrant les mêmes aspects du changement, mais avec un angle différent. C’est certainement la meilleure façon de développer son “Change IQ”.
Jacques Beauchesne est formateur accrédité PRINCE2, MoP, MSP et Change Management depuis 2013, avec une expérience terrain Projet-Programme-Portefeuille de +25 ans. Coach certifié et intervenant à HEC.
