De nombreuses entreprises avec lesquelles nous travaillons se demandent toujours ce qui va arriver, consacrent du temps et des efforts extraordinaires à comprendre le contexte, à redéfinir les processus internes et à garder les équipes au courant des nouvelles mesures.

Mais beaucoup ne savent pas comment “faire” ce qu’il y “aurait besoin de faire” ou ce qu’il “faut faire”, pour que les équipes puissent retourner sur leur lieu de travail en toute sécurité. Voici deux conversations que nous avons eues récemment et qui montrent à quel point la prise de décision concernant un retour au travail sûr et sécurisé est difficile et complexe pour de nombreuses entreprises.

Nous avons parlé avec une start-up de plus de 130 employés, qui a récemment annulé le bail d’un open space de luxe en centre-ville et a informé toutes les équipes de poursuivre le travail à distance jusqu’en 2021, date à laquelle les décisionnaires réévalueront la décision. Les bénéfices à repousser la date de retour au bureau n’étaient pas seulement les économies financières, mais plutôt le fait de donner à l’équipe de direction du temps et de l’espace, pour revoir les processus de prise de décision rapides et continus basés sur la COVID-19.

Nous avons travaillé avec les équipes RH, de la cybersécurité et de la direction de nos clients au cours des derniers mois pour développer du contenu d’apprentissage innovant qui facilite le télétravail. Voici quelques points à garder à l’esprit lors de votre planification :

1. Élaborer de petits plans de cybersécurité et de sécurité

Utiliser une approche agile pour naviguer dans les défis liés aux personnes, aux processus, à la technologie, au droit, aux risques, à la sécurité et aux installations est probablement la seule méthode saine et adjacente possible dans notre scénario actuel. Les énormes déploiements et processus de changement ont été supprimés. Par exemple, l’un de nos services est de tenir les employés informés des nouvelles menaces avec du contenu numérique actualisé – généralement sur un cycle de contenu de 3 mois – Nous avons réduit nos sprints à une durée de deux semaines et consacré BEAUCOUP de frais généraux à la collaboration pour nous assurer que les bons messages et le ton soient bien définis.

Le contexte mondial des cybermenaces au début de la crise a explosé avec de nouvelles escroqueries par hameçonnage, des technologies et des vulnérabilités humaines en abondance. Obtenir des informations et des conseils exploitables dans différents pays, états et villes signifie que notre approche de la création de contenu est devenue encore plus courte, créant des mises à jour de contenu nano et micro sur un cycle continu.

D’après ce que nous avons vu dans la plupart des fonctions business, la planification avait déjà été raccourcie au cours des 5 à 10 dernières années grâce à la transformation numérique, aux nouveaux business modèles et à l’ère des données. Planifier de ramener les employés au bureau est une tâche énorme avec beaucoup d’éléments en mouvement, il est préférable de viser le plus petit plan que vous puissiez construire, car les risques sont toujours très réels en termes de sécurité, de santé, de cybersécurité et de bien-être émotionnel de vos employés.

2. Soyez conscient de l’épuisement professionnel des employés et de la direction

Nous avons dépassé la panique et le choc, mais de nombreuses équipes RH et Cyber ​​que nous connaissons sont au maximum de leurs capacités. Notre sondage sur les habitudes numériques des travailleurs à distance a montré qu’une majorité des répondants a plus de difficultés qu’en temps normal, à arrêter de travailler, à créer un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée ou à respecter ces meilleures pratiques de pauses, promenades et temps non numérique. Les réunions Zoom ne sont ni saines ni durables, et malheureusement elles se produisent partout. Les employés épuisés ne sont pas seulement moins productifs; ils sont moins sûrs en ligne. Les humains fatigués et stressés cliquent sur plus de liens et sont moins capables de détecter les e-mails de phishing, ​​par exemple.

Notre contenu pour ceux qui reviennent et ceux qui restent chez eux se concentre sur les aspects psychologiques de la protection contre l’épuisement numérique et celui de leurs équipes. Assurez-vous que vos plans tiennent également compte de la façon dont vous pouvez aider les employés à faire face au stress, à l’épuisement professionnel, à la peur, à l’ennui et à l’agitation permanente des défis mondiaux liés à la COVID19.

3. S’adapter au nouveau paysage de la sécurité humaine au travail

La santé et la sécurité sur le lieu de travail prennent un nouveau sens, une lueur d’espoir assez surprenante. Nous avons vu des équipes travailler de manière holistique sur des ensembles de problèmes, en examinant la culture, la sécurité, la sûreté, la santé, le bonheur au travail, l’agilité et les processus de prise de décision de manière moderne. À partir de notre évaluation du fonctionnement des équipes, nous avons conclu que les managers dirigent et les équipes gèrent désormais des conversations qui auraient été cloisonnées aux RH ou peut-être que les dirigeants sont maintenant éliminés de manière multi-disciplinaire et multi-fonctionnelle.

Nous sommes ravis de voir l’informatique et la cybersécurité au centre de la stratégie pour aider à renforcer les capacités et les possibilités numériques, mais en même temps, nous vivons également les mêmes défis de travail à distance et de travail en toute sécurité. Les équipes de cybersécurité se penchent sur la protection de l’organisation donnant un nouveau sens au métier et nous espérons que cette tendance à considérer la sécurité et la sûreté au même niveau d’importance que les opportunités et la productivité se poursuive.

Travailler à distance, virtuellement et «où que vous soyez» était considéré comme un bénéfice offert par les organisations modernes et de plus en plus prisé – c’est ainsi que nous évoluons en tant qu’entreprise depuis des années. Mais la COVID-19 a créé un virage massif vers le travail à distance, avec de nombreuses entreprises qui commencent à faire une croix sur le travail au bureau (voir l’annonce récente de Siemens). Nous voyons des modèles émerger depuis l’apaisement de la première vague de crise, ce qui indique des changements beaucoup plus structurels dont les pratiques de travail, la sécurité et la culture organisationnelle.

Alors que nous continuons à planifier, changer, replanifier, changer à nouveau, adapter et espérer le meilleur pour la nouvelle année, n’oubliez pas de garder à l’esprit la sécurité et le bonheur de votre équipe d’un point de vue sanitaire, psychologique et numérique. Comment les soutiendrez-vous si nous retournons au bureau pour se confiner à nouveau plus tard ? Que diriez-vous à vos équipes si un cyber-incident se produisait ? Comment étendez-vous votre culture d’entreprise lorsque le bureau n’existe plus?

Relever ces défis avec un état d’esprit agile, qui équilibre la sécurité de tous les employés et des besoins de votre entreprise n’est pas une mince affaire. Mais la volonté est là, et si vous pouvez lancer la première ligne, tendre la main et en tirer parti en équipe, en tant que leader ou en tant qu’organisation, vous serez mieux préparés à survivre à 2020!

Copyright © 2020 Agile Business Consortium all rights reserved

First published in July 2020 and reproduced with kind permission of Agile Business Consortium. Translated by QRP International in january 2021.

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