« Le PMO doit repenser sa mission pour être davantage axé sur le client et créer de la valeur ajoutée, plutôt que de réduire les processus bureaucratiques et démodés.” Découvrez l’interview de Philippe Ribue qui nous parle de son rôle de responsable de programme et du changement organisationnel.

Quel est votre rôle et que faites-vous concrètement ?

Je travaille en tant que responsable de programme et de changement organisationnel pour les données et les RH. Mon rôle principal est de concevoir, développer, mettre en œuvre et gérer les changements qui permettront à mon organisation de passer avec succès de son état actuel à un état numérique et axé sur les données. Cependant, mon attention reste sur les personnes et leurs compétences.

Comment êtes-vous arrivé à votre poste actuel ?

J’ai une maîtrise en psychologie industrielle et organisationnelle et quelques années d’expérience en tant que chef de projet et responsable du changement. Pendant ce temps, j’ai acquis la capacité d’aider à identifier où des changements doivent être apportés dans les stratégies utilisées par différentes entreprises du secteur privé et public. J’ai également suivi l’évolution de l’Agilité et suis certifié « Coach Agile ». J’ai développé des connaissances en gestion et analyse des données ainsi que sur les nouvelles méthodes de travail et la gouvernance informatique.

Quel est le rôle du PMO dans votre organisation ? Pourquoi est-ce important ?

En plus des activités classiques d’un PMO (Project Management Office), le nôtre est chargé de diriger la feuille de route du contrat d’administration que nous avons avec le gouvernement. Il traduit la stratégie avec nos ambitions pour 2025 en un plan de mise en œuvre qui comporte sept objectifs stratégiques, qui devraient avoir un impact. Le PMO gère la planification et la communication de haut niveau qui aident à articuler la réflexion stratégique ou le « pourquoi » derrière nos objectifs et nos plans.

Le PMO est conçu pour :

• Partager les livrables clés avec le conseil d’administration et visualiser les résultats à atteindre sur la période actuelle (2021-2025) afin de concrétiser les ambitions. Il est également chargé de mettre en relation la haute direction et les cadres directement grâce à des outils de gestion du travail hautement visuels et de produire et maintenir à jour le tableau de bord des principales mesures stratégiques.
• Construire une compréhension commune et créer une propriété partagée du plan de mise en œuvre détaillé, en garantissant la participation et en intégrant les idées des membres de l’équipe dans toutes les fonctions commerciales de l’organisation. Il associe également les demandes ascendantes aux objectifs stratégiques descendants.
• Gérer le modèle de planification basé sur les capacités. Cela nécessite une vue d’ensemble, une analyse et une bonne compréhension des différentes capacités au sein de notre organisation aujourd’hui par rapport aux capacités futures nécessaires pour atteindre nos objectifs en 2025.

Comment créer un PMO Agile ?

En tant qu’organisation publique historique, notre PMO a dû repenser sa mission. Cela signifie qu’il doit être davantage axé sur le client et créer de la valeur ajoutée, plutôt que de réduire les processus bureaucratiques et démodés. Les leaders visionnaires se transforment en agents de changement et maximisent la valeur à travers l’ensemble de l’organisation. Les cadres intermédiaires, y compris les gestionnaires de programme et de projet, s’efforcent de maximiser leur pertinence professionnelle dans ce nouveau monde.

Nous avons donc mis en place quatre étapes progressives :

• Les membres du PMO participent à des projets organisés avec la méthode Agile. Ils développent et forment une partie de leurs coordinateurs qui agiront ensuite en tant que Scrum Master.
• Le PMO améliore la connaissance organisationnelle des méthodes agiles et supprime les obstacles liés aux processus. Cela permet de faciliter certaines initiatives où la maturité et l’implication de l’entreprise sont élevées. L’organisation crée un centre d’excellence Agile informel à côté de l’équipe d’innovation.
• Le PMO aborde systématiquement les réticences des parties prenantes à l’adoption des méthodes agiles. Le chef de projet et les sponsors ont un programme différent puisqu’ils choisissent des accélérateurs de projet, principalement en fonction des exigences de vitesse du projet.
• Le PMO redéfinit les approches de gestion de portefeuille et de gouvernance pour faciliter la coordination entre les portefeuilles avec plusieurs méthodologies.

Comment l’agilité contribue-t-elle au succès de votre organisation ?

L’état d’esprit Agile apporte une approche dynamique et adaptative basée sur les objectifs suivants :

• Maximiser la valeur et le produit plutôt que le projet
• Décomposer les grands projets en petits livrables
• Minimiser les risques et rendre le travail constamment visible
• Promouvoir des solutions innovantes

Nous veillons toujours à une étroite collaboration entre le PMO Agile, l’informatique et les principales parties prenantes de l’entreprise.

Y a-t-il un certain parcours de certification que vous conseillez aux grandes entreprises qui souhaitent (ou doivent) devenir plus agiles ? Lequel et pourquoi ?

Il y aura toujours un débat sur les certifications et sur le fait que les entreprises doivent ou non encourager les équipes à se certifier. Lorsqu’une organisation décide de faire certifier ses collaborateurs, cela prouve que les compétences sous-jacentes sont nécessaires et doivent être prises au sérieux. Si l’entreprise organise elle-même les formations, elle a l’assurance que le temps a été pris pour développer ces compétences. Avec une certification, la position de ces ambassadeurs, dirigeants ou formateurs est authentifiée, ce qui facilite l’obtention de Sponsors et de crédibilité, diminuant ainsi la résistance globale au changement.

Je conseille d’avoir une équipe pluridisciplinaire avec au moins les certifications suivantes :

Un framework agile aide à comprendre les enjeux des grandes organisations et son flux de bout en bout. En comprenant les différents flux de valeur, on peut facilement maîtriser les obstacles et aider les organisations à avancer dans leur parcours avec le client.

Les principes Lean Agile sont très finement intégrés dans le cadre agile qui intègre les croyances, les normes et les processus qui constituent le fondement de toute organisation à grande échelle. Avec cette certification, vous pouvez apprendre en détail chaque paramètre ou chaque principe de base de la mise à l’échelle Agile. Vous apprendrez qu’Agile ne concerne pas seulement la livraison, le codage ou les pipelines, mais également les employés.

La conduite du changement peut aider l’organisation à prévenir des résistances au changement, fournir un soutien à l’équipe pour accepter le changement et gérer les principales parties prenantes tout au long du processus.

Les avantages de l’agilité sont de plus en plus reconnus, cependant passer à un modèle opérationnel Agile est difficile, en particulier pour les entreprises établies depuis longtemps. Il existe plusieurs voies vers l’agilité et de nombreux points de départ différents. Les organisations agiles sont différentes. Les organisations traditionnelles sont construites autour d’une hiérarchie structurelle statique, cloisonnée, tandis que les organisations agiles sont organisées comme un réseau d’équipes opérant dans des cycles d’apprentissage et de prise de décision rapides. Une transformation Agile change fondamentalement la façon dont le travail est effectué et, par conséquent, le blueprinting doit également identifier les changements apportés aux personnes, aux processus et aux éléments technologiques du modèle opérationnel.

Les organisations traditionnelles placent leurs organes de gouvernance au sommet et les droits de décision descendent dans la hiérarchie ; à l’inverse, les organisations agiles inculquent un objectif commun et utilisent de nouvelles données pour donner des droits de décision aux équipes les plus proches de l’information. Une organisation Agile peut idéalement combiner rapidité et adaptabilité avec stabilité et efficacité.

“Business analytics” : l’utilisation stratégique de l’analyse commerciale et l’interprétation efficace des données peuvent améliorer l’efficacité opérationnelle globale d’une entreprise et la croissance des revenus de diverses manières. L’analyse commerciale stratégique doit permettre à une entreprise et à son PMO d’utiliser les informations existantes pour mieux résoudre les problèmes et saisir les opportunités dans leur parcours de transformation.

Il arrive que les managers craignent qu’aider leurs collaborateurs à obtenir une certification les aide à décrocher un nouvel emploi. La citation d’Henry Ford résume parfaitement ce point : « La seule chose pire que de former vos employés et de les faire partir est de les faire rester sans les former. ”

Sur une note plus personnelle, comment voyez-vous votre évolution professionnelle dans les années à venir ?

Les 24 derniers mois ont tout changé. Pour les entreprises. Pour les dirigeants. Pour les employés. Maintenant le pouvoir est passé des organisations aux personnes. Du profit à la prospérité mutuelle.

Cela représente une menace existentielle pour les entreprises du monde entier. Une organisation est à hauteur des personnes qu’elle emploie ; les organisations qui veulent survivre devront réagir à la nouvelle dynamique de pouvoir en place. Elles devront regarder au-delà des objectifs financiers pour tenir compte des besoins de tous leurs employés. Elles devront également briser les silos et surmonter les défis du travail à distance pour s’assurer que les collaborateurs se sentent connectés à l’objectif et à la vision de l’entreprise, et les uns aux autres. Je pense que le moment est venu d’adopter une approche plus centrée sur les personnes pour construire un avenir durable.

Les questions que j’ai en tête pour faire mon travail dans les années à venir sont les suivantes :

• Gouvernance : pourquoi faisons-nous cela, qui essayons-nous de satisfaire, quel est notre horizon temporel et comment mesurons-nous le succès ? Comment notre conseil d’administration doit-il évoluer pour superviser, permettre et soutenir la mise en œuvre de notre stratégie ?

Pour un changement vraiment réussi, les dirigeants doivent se rallier autour d’un objectif unifié qui est propulsé et soutenu par les personnes de toute l’organisation.
La plupart des entreprises devront modifier leur mode de fonctionnement pour atteindre leurs objectifs. Les employés devront collaborer de différentes manières et effectuer un travail plus complexe.

• Culture et état d’esprit : comment puis-je contribuer à créer la bonne culture et les bons états d’esprit, engager nos collaborateurs et, par conséquent, renforcer les bons comportements ?

La bonne culture est essentielle pour toute transformation réussie. Peu de gens sont prêts à modifier leurs attitudes et leurs croyances simplement parce que la direction leur dit de le faire.
Je suis prêt pour les défis à venir et je garde à l’esprit le conseil de Mike Tyson : « Tout le monde a un plan jusqu’à ce qu’il se fasse frapper au visage ». Il est acceptable d’échouer, et parce que vous avez échoué, cela ne reflète pas un échec total de votre croissance mais plutôt une opportunité d’apprendre.