Le suivi de projet est fondamental pour l’avancement d’un projet : il permet à toutes les parties intéressées d’être périodiquement informées sur l’avancement et sur d’éventuels problèmes ou incidents. Dans cet article, nous approfondissons les différents rapports de projet et voyons quelques conseils pour les rédiger de la meilleure façon possible.
Qu’est-ce que le suivi de projet, pourquoi est-il important pour la réussite d’un projet ?
Les rapports de suivi de projet sont des mises à jour régulières sur les progrès réalisés sur un projet donné. Ils donnent des réponses concises et structurées aux doutes et aux questions qui peuvent survenir à tous les membres de l’équipe, les parties prenantes et le comité de projet.
L’objectif principal d’un suivi de projet est de maintenir l’alignement de toutes les personnes impliquées dans le projet, en signalant les progrès, les retards et les coûts. L’alignement continu et constant évite les malentendus sur les retards ou les problèmes d’avancement et vous permet de garder le cap sur la situation sans possibilité d’erreur.
Les rapports de suivi de projet doivent toujours être comparés au plan de projet pour comprendre si le projet progresse comme prévu ou si des retards ou des incohérences se produisent.
Quelles informations inclure dans un rapport de suivi de projet ?
Les informations qui doivent généralement être partagées dans un rapport de projet sont :
- Les travaux terminés
- Le planning des activités encore à réaliser
- Les mises à jour du budget et du calendrier
- La liste d’actions à entreprendre
- Les rapports sur les incidences et les risques et tout ce qui a été fait à leur sujet
Comment rédiger un rapport de projet ?
Certains éléments sont toujours bon à prendre en compte lorsque vous travaillez sur un rapport de projet :
-
- L’exposé du projet
- Le nom du rapport
- Indiquer clairement si le projet est en retard
- Fournir les informations nécessaires immédiatement
- Choisir les sujets les plus importants sur lesquels concentrer le rapport
- Expliquer tous les problèmes et incidents
- Insérer des éléments visuels
- Ajouter des notes pour mettre en évidence ce que vous trouvez pertinent
- L’exposé du projet
Pour rédiger un rapport de suivi de projet qui soit correct et cohérent, il doit être aligné sur l’exposé du projet qui a été préalablement convenu.
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- Le nom du rapport de projet
Le nom du rapport de projet doit clairement faire référence au projet sur lequel vous travaillez. Si le document que vous créez sera mensuel, la meilleure option est d’utiliser le mois pour le distinguer des suivants. Par exemple:
Mai 2021 – Mise à jour du logiciel
Juin 2021 – Mise à jour du logiciel
Si la fréquence de livraison est plus restreinte que mensuelle, par exemple hebdomadaire, une solution pourrait être la suivante :
Mai 2021 – Mise à jour du logiciel – semaine 1
Mai 2021 – Mise à jour du logiciel – semaine 2
Mai 2021 – Mise à jour du logiciel – semaine 3
- Indiquer clairement si le projet est en retard
Peu importe que le projet soit dans les délais impartis ou en retard, l’information doit être immédiatement claire pour le lecteur du rapport afin d’éviter d’éventuels malentendus.
- Fournir immédiatement les informations nécessaires
Après avoir indiqué si le projet est conforme à la feuille de route ou s’il est en retard, résumez les éléments les plus importants du projet en 2 ou 3 lignes.
Le but est de fournir des informations essentielles même à ceux qui ne lisent pas l’intégralité du rapport.
- Choisir les sujets les plus importants sur lesquels concentrer le rapport
Les rapports de suivi de projet doivent être réguliers et pour cette raison, dans chaque nouveau document, il est nécessaire de donner des informations relatives à la période d’intérêt depuis la remise du rapport précédent.
Les mises à jour peuvent :
- être divisées chronologiquement à partir du dernier rapport d’avancement du projet jusqu’à celui en question
- regrouper les progrès par rôle ou par équipe
- Expliquez tous les problèmes et incidents
Tous les projets rencontrent des problèmes et des incidents qui doivent être correctement mis en évidence. Surtout, il est important de tenir les parties prenantes informées des problèmes survenant pendant le traitement afin qu’elles soient informées des actions correctives qui seront nécessaires ultérieurement.
- Insérer des éléments visuels
Les graphiques, les tableaux et les diagrammes sont d’une grande aide pour expliquer les progrès et le travail effectué sur une période de temps. C’est pourquoi il est essentiel de les utiliser pour rendre immédiatement visibles les informations les plus importantes afin qu’elles ressortent d’un coup d’œil même à ceux qui n’ont pas les connaissances techniques et formelles pour comprendre tout le contenu du rapport.
- Ajoutez des notes pour mettre en évidence ce que vous pensez être pertinent
Le point de vue et les notes d’un Chef de Projet sur le déroulement d’un projet sont fondamentaux et extrêmement pertinents. Pour cela, c’est une valeur ajoutée extrêmement importante d’ajouter des notes et des commentaires concernant certains points saillants à expliquer en J’entends plus clairement et plus complètement comment s’est déroulé le processus de fabrication.
Rapport de projet dans PRINCE2
Dans PRINCE2, une grande importance est accordée aux rapports et à leurs fonctions et, en fait, différents types de rapports sont définis tout au long des phases de développement d’un projet, notamment :
- Rapport d’avancement
- Rapport de progression
- Rapport de fin de séquence
- Rapport de fin de projet
Rapport d’avancement
Ces rapports sont compilés par l’équipe de projet pour mettre à jour le chef de projet et contiennent des informations sur les progrès réellement réalisés par rapport à ceux établis par rapport au plan de séquence ou au lot de travaux. La fréquence à laquelle le chef de projet recevra les rapports d’avancement est établie à l’avance en fonction des particularités du projet.
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Rapport de progression
Le rapport de progression est utilisé par le chef de projet et présenté au comité de projet. Il s’agit d’un rapport court et non détaillé qui souligne la progression du projet par rapport à ce qui a été établi dans le plan de séquence, soulignant l’état actuel des tolérances en termes de temps, de coûts, de qualité, de périmètre, de bénéfices et de risques.
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Rapport de fin de séquence
Comme on peut le deviner d’après le nom lui-même, le rapport de fin de séquence est produit à la fin de chaque séquence afin de comparer les progrès réalisés avec ceux qui avaient été prévus. Ce document aide le comité de direction du projet à décider s’il faut poursuivre le projet ou apporter des changements (même substantiels).
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Rapport de fin de projet
Ce rapport est produit lorsque le projet touche à sa fin et sera utilisé par le comité de direction du projet pour évaluer les progrès et les résultats obtenus et autoriser la clôture du projet.
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