Dans PRINCE2 le Cas d’affaire représente la justification du projet et couvre généralement la durée, les coûts, les bénéfices et les risques. Il est fondamental pour valider la viabilité continue du projet.
Le Cas d’affaire offre un ensemble d’informations utiles pour juger si le projet est (et demeure) opportun, viable et réalisable, en vue d’étayer les décisions concernant son investissement (continu).
Finalité du Cas d’affaire
Le but d’un Cas d’affaire est de documenter la justification de mise en oeuvre d’un projet, en s’appuyant sur une estimation des coûts (développement, mise en service et maintenance) par rapport aux bénéfices prévus tout en tenant compte des éventuels risques associés. Il doit définir la manière et le moment de mesurer les bénéfices prévus.
Durant le processus ‘Élaborer le Projet’, l’exécutif écrit l’ébauche du Cas d’affaire, ce sera ensuite au tour du chef de projet de détailler le Cas d’affaire pendant le processus ‘Initialiser le Projet’. Le Cas d’affaire sera finalement accepté et confirmé durant le processus ‘Diriger le Projet’.
Le Cas d’affaire est utilisé tout au long du projet. Il est utilisé durant le processus ‘Contrôler une Séquence’ pour évaluer les impacts des incidences et des risques. Il est revu et mis à jour à la fin de chaque séquence de management par le processus ‘Gérer une Limite de Séquence’ et à la fin du projet par le processus ‘Clore le projet’.
Composition du Cas d’affaire
La DIP devrait comprendre les éléments suivants :
Sommaire : souligne les points clés du Cas d’affaire, avec notamment les bénéfices importants et le retour sur investissement.
Raisons : spécifie les raisons justifiant la réalisation du projet et explique comment le projet permettra la réalisation de la stratégie et des objectifs de la direction d’entreprise, du programme ou du client ;
Options pour l’entreprise : une analyse et une recommandation raisonnée pour choisir entre les différentes options basiques pour l’entreprise : ne rien faire, faire le minimum ou faire quelque chose.
Bénéfices attendus : la conséquence des résultats désirés à réaliser grâce à l’utilisation des livrables du projet. Les bénéfices sont exprimés en termes mesurables par rapport à la situation telle qu’elle existe avant le projet et doivent être à la fois quantitatifs et qualitatifs.
Contre-bénéfices attendus : l’impact d’un ou plusieurs résultats du projet peuvent être perçus comme négatifs par une ou plusieurs parties prenantes. Les contres-bénéfices sont les conséquences réelles d’une activité, alors que, par définition, un risque est incertain et ne peut jamais se matérialiser.
Période d’exécution : correspond à la durée de déroulement du projet (résumé du plan de projet) et à la période de réalisation des bénéfices.
Coûts : donne un résumé des coûts du projet (extrait du plan de projet), des coûts des opérations courantes/maintenance et de leurs dispositions de financement.
Evaluation de l’investissement : compare les bénéfices et les contre-bénéfices globaux aux coûts du projet et aux coûts des opérations incrémentales courantes et de la maintenance.
Risques principaux : donne un résumé des risques clés liés au projet avec l’impact probable et les plans si les risques se matérialisent.
Les données sources pour élaborer le Cas d’affaire
Dans PRINCE2, l’ébauche du Cas d’affaire reprend les éléments suivants :
Le mandat de projet et l’exposé du projet concernant les raisons d’être du projet
Le plan de projet pour ce qui concerne les coûts et les durées
Les bénéfices attendus par les utilisateurs principaux
Les informations concernant l’optimisation de l’investissement par l’exécutif
Le registre des risques
Le registres des incidences
Format et présentation du Cas d’affaire
Le Cas d’affaire peut se présenter sous les formes suivantes :
Un document, une feuille de calcul ou des diapositives de présentation
Une entrée dans un outil de management de projet
Le Cas d’affaire est à la base de tous les processus décisionnels et garantit que le projet conserve sa justification, que les besoins de l’entreprise peuvent être satisfaits et que les avantages escomptés peuvent être obtenus.
