Qu’est ce qu’un  plan de contingence ?

Le plan de contingence, ou plan d’urgence, est un document que toutes les organisations et plus particulièrement les équipes de projet doivent établir avant de commencer à travailler sur un projet pour comprendre comment intervenir en cas d’incidents ou d’événements imprévus.

Pourquoi le plan de contingence est-il important?

Dans la plupart des cas, aucun projet ne se termine sans imprévus ou incidents, même s’il sont minimes. Afin de respecter la planification prévue et de satisfaire toutes les demandes convenues avec le client en termes de qualité, il est indispensable que le  chef de projet établisse et ait toujours sous contrôle un plan d’urgence mis à jour de manière à savoir comment intervenir en cas de problème.

Plan de contingence VS plan de mitigation

Le plan de mitigation ou d’atténuation est une mesure préventive. Son objectif est de diminuer la probabilité de survenance d’un risque ou de réduire l’ampleur de ses conséquences, c’est pourquoi il est essentiel qu’il soit mis en œuvre le plus tôt possible.

Le plan de contingence ou d’urgence, quant à lui, est une mesure corrective. Il est mis en œuvre lorsque le risque est déjà survenu afin de l’endiguer au plus vite et de subir le moins de conséquences possibles, en limitant les dommages ou les retards.

Comment préparer un plan d’urgence

1. Réaliser les activités de BIA, Business Impact Analysis, pour identifier et prioriser tous les éléments, facteurs et composantes qui sont fondamentaux pour l’organisation et pour la réalisation de sa mission.
2. Identifier les principaux risques et événements particuliers pouvant survenir rendant nécessaire la mise en œuvre du plan de contingence. Pour cette activité, il peut être optimal de faire un brainstorming impliquant également des professionnels de départements plus techniques qui peuvent élargir la discussion grâce à leurs points de vue.
3. Hiérarchiser les risques en fonction des conséquences de leur impact.
4. Créez un plan de contingence pour chaque événement identifié et définissez les actions qui seront nécessaires. De plus, chaque étape du plan d’urgence doit envisager et identifier :

• qui sera impliqué
• quelle activité devra être exercée
• quand effectuer ces activités
• où le plan sera mis en œuvre
• comment les activités seront réalisées

5. Partager le plan en définissant des lignes directrices claires relatives aux activités de reporting et de communication pendant toute la durée de mise en œuvre du plan :

• Comment les parties prenantes internes et externes seront-elles informées ?
• Qui les notifiera et comment ?
• Combien de temps après l’incident la notification aura-t-elle lieu ?
• À quelle fréquence les mises à jour seront-elles fournies ?

6. Surveillez régulièrement le plan pour vous assurer qu’il est à jour.

Les défis de l’élaboration d’un plan d’urgence

• L’élaboration d’un plan de contingence est souvent une activité dans laquelle les entreprises investissent très peu : puisqu’un éventuel incident peut ne jamais se produire et donc que le plan d’urgence peut ne jamais être mis en œuvre, son importance réelle tend à être sous-estimée. Cette superficialité pourrait en réalité conduire à l’échec du projet.
• Les membres de l’équipe peuvent être trop confiants ou certains du succès du plan A et peuvent ne pas être motivés pour mettre en œuvre le plan B.
• Les autres acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet peuvent ne pas avoir élaboré de plan d’urgence ou l’avoir fait de manière superficielle et inefficace. Cela peut évidemment aussi avoir de fortes répercussions sur l’efficacité d’un plan de contingence bien structuré.
• Il peut arriver qu’un risque ne soit pas correctement identifié. Des erreurs de ce type pourraient affecter le succès de l’ensemble du plan de contingence, qui s’avérerait inutile.

Pour en savoir plus, consultez également :

• Comment effectuer votre suivi de projet ?
• Comment rédiger un Cas d’affaire (Business Case) ?
• Comment écrire une DIP (Documentation d’initialisation de projet)