Dans PRINCE2 la DIP (Documentation d’initialisation de projet) est l’ensemble logique de documents réunissant toutes les informations clés nécessaires pour démarrer le projet sur une base solide et communiquer ces informations à toutes les parties prenantes du projet.
Finalité de la DIP :
La DIP, élaborée lors du processus Initialiser le projet, a pour but de définir le projet et de formaliser les bases de son management et de son évolution globale. La DIP spécifie la direction, le périmètre du projet et (aux côtés du plan de séquence) forme le “contrat” passé entre le chef de projet et le comité de pilotage de projet.
La fonction de la DIP est triple :
Elle permet de s’assurer que le projet dispose de bases solides avant de demander au comité de pilotage de projet de s’engager totalement vis-à-vis du projet.
Elle fait office de document de référence et permet au comité de pilotage de projet et au chef de projet d’évaluer la progression du projet ainsi que les incidences et les problèmes de viabilité.
Elle constitue une source de référence unique par rapport au projet et permet aux collaborateurs qui rejoignent « l’organisation temporaire » de se faire rapidement une idée de l’objectif du projet et de la manière dont il est géré.
La DIP est un produit dynamique qui reflète en permanence l’état, les plans et les contrôles en cours du projet. Il convient de la mettre à jour et de la référencer à nouveau à la fin de chaque séquence de management, le cas échéant, afin de tenir compte de l’évolution de ses composants.
La version de la DIP utilisée pour obtenir l’autorisation du projet doit être conservée à titre de référence afin de permettre l’évaluation ultérieure des performances une fois le projet terminé.
Composition de la DIP :
La DIP devrait comprendre les éléments suivants :
Définition du projet : Explique les objectifs que le projet doit atteindre (le contexte, les objectifs du projet et résultats recherchés, le périmètre et les exclusions du projet, les contraintes et hypothèses, le ou les utilisateurs, ainsi que toutes les autres parties éventuellement intéressées et les interfaces).
Approche du projet : Définit le choix de la solution et l’approche de livraison.
Cas d’affaire : Décrit la justification du projet en se basant sur les estimations de coûts, de risques et de bénéfices.
Structure de l’équipe de Management de projet : Diagramme indiquant qui participera au projet.
Descriptions des rôles : Décrit les rôles des membres de l’équipe de management de projet et toutes les autres ressources clés.
Approche du management de la qualité : Décrit les techniques et normes de qualité devant être appliquées, ainsi que les responsabilités en matière de réalisation des niveaux de qualité requis.
Approche de contrôle des changements : Décrit les modalités et les responsabilités en matière de contrôle et de protection des produits du projet.
Approche de gestion des risques : Décrit les techniques et normes de gestion des risques spécifiques devant être appliquées, ainsi que les responsabilités en matière de mise en œuvre d’une procédure de gestion des risques efficace.
Approche de gestion de la communication : Définit les parties intéressées au projet ainsi que les moyens et la fréquence de communication entre ces dernières et l’équipe de projet.
Plan de projet : Fournit les coûts prévus au cas d’affaire, identifie les séquences de management et les autres points de contrôle importants.
Contrôles du projet : Résument les contrôles au niveau du projet, tels que les limites de séquence de management, les tolérances convenues, la surveillance et la production des rapports.
Adaptation de PRINCE2 : Résume la manière dont PRINCE2 sera adapté au projet.
L’ordre chronologique de l’élaboration de la DIP :
Les données sources pour élaborer la DIP :
La DIP reprend les informations présentes dans l’Exposé du projet. En effet, l’exposé de projet décrit la finalité, le coût, les délais, les exigences de performances et les contraintes d’un projet. Il est élaboré avant le début du projet durant le processus Élaborer le projet et utilisé tout au long du processus Initialiser le projet pour créer la DIP et ses composants. Il est ensuite remplacé par la DIP et n’est pas conservé. Un exposé de projet comprend les éléments suivants :
la définition du projet,
l’ébauche du cas d’affaire,
la description de produit de projet,
l’approche du projet,
la structure de l’équipe de Management de projet,
la descriptions des rôles,
les références à tous les documents ou produits associés.
Ces éléments essentiels de l’exposé de projet sont donc repris dans la DIP et complétés avec les nouveaux éléments obtenus suite :
aux discussions avec les utilisateurs concernant leurs exigences,
aux discussions avec les fournisseurs pour obtenir des informations sur les méthodes, les normes et les contrôles appliqués,
aux discussions avec l’entreprises concernant le rapport qualité-prix des produits.
La documentation d’initialisation de projet comprend tous les produits de management résultants du processus Initialiser le projet, à l’exception de l’Approche de gestion des bénéfices, puisqu’elle a une vie après le projet et n’est pas archivée avec les autres documents de projet.
Format et présentation de la DIP :
Elle peut se présenter sous les formes suivantes :
Un document unique,
L’index d’un ensemble de documents,
Un ensemble de sources d’informations au sein d’un outil de management de projet.
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