Définition de la DIP
Dans PRINCE2, la DIP (Documention d’Initialisation de Projet) est l’ensemble logique de documents réunissant toutes les informations clés nécessaires pour démarrer le projet sur une base solide et communiquer ces informations à toutes les parties prenantes du projet.
Finalité de la Documention d’Initialisation de Projet
La DIP, élaboré lors du processus Initialiser le projet, a pour but de définir le projet et de formaliser les bases de son management et de son évolution globale. La DIP spécifie la direction, le périmètre du projet et (aux côtés du plan de séquence) forme le « contrat » passé entre le chef de projet et le comité de pilotage de projet.
La fonction de la DIP est triple :
- elle permet de s’assurer que le projet dispose de bases solides avant de demander au comité de pilotage de projet de s’engager totalement vis-à-vis du projet ;
- elle fait office de document de référence et permet au comité de pilotage de projet et au chef de projet d’évaluer la progression du projet ainsi que les incidences et les problèmes de viabilité ;
- elle constitue une source de référence unique par rapport au projet et permet aux collaborateurs qui rejoignent « l’organisation temporaire » de se faire rapidement une idée de l’objectif du projet et de la manière dont il est géré.
La DIP est un produit dynamique qui reflète en permanence l’état, les plans et les contrôles du projet. Il convient de la mettre à jour et de la référencer à nouveau à la fin de chaque séquence de management, le cas échéant, afin de tenir compte de l’évolution de ses composants.
La version de la DIP utilisée pour obtenir l’autorisation du projet doit être conservée à titre de référence afin de permettre l’évaluation ultérieure des performances une fois le projet terminé.
Composition de la DIP
La Documention d’Initialisation de Projet devrait comprendre les éléments suivants :
- Définition du projet : explique les objectifs que le projet doit atteindre (le contexte, les objectifs du projet et résultats recherchés, le périmètre et les exclusions du projet, les contraintes et hypothèses, les tollérances du projet, le ou les utilisateurs, ainsi que toutes les autres parties éventuellement intéressées et les interfaces) ;
- Approche du projet : définit le choix de la solution et l’approche de livraison ;
- Cas d’affaire : décrit la justification du projet en se basant sur les estimations de coûts, de risques et de bénéfices escomptés ;
- Structure de l’équipe de Management de projet : diagramme indiquant qui participera au projet ;
- Descriptions des rôles : décrit les rôles des membres de l’équipe de management de projet et toutes les autres ressources clés ;
- Approches de gestion : procédures, techniques et normes qui doivent être appliquées au projet. Il existe neuf approches de gestion :
- Approche de la gestion des bénéfices : elle établit les bénéfices et les actions de gestion et d’examen qui garantissent que les résultats du projet sont atteints et confirment que les bénéfices du projet ont été réalisés.
- Approche de la gestion du changement : établit l’état organisationnel cible nécessaire pour que le projet atteigne ses objectifs, ainsi que les moyens par lesquels l’entreprise changera, en partant de l’état actuel et en passant par tout état intermédiaire possible.
- Approche de la gestion commerciale : décrit les procédures, les techniques et les normes à appliquer, ainsi que les responsabilités pour une gestion commerciale efficace.
- Approche de la gestion de la communication : définit et décrit les moyens et la fréquence de la communication et de la réception du retour d’information dans l’écosystème du projet, afin de soutenir l’alignement et la définition du projet.
- Approche de la gestion des données : décrit comment les données et les informations seront gérées dans l’écosystème du projet, pendant le cycle de vie du projet et par la suite.
- Approche de la gestion des problèmes : décrit comment les problèmes seront saisis et signalés et comment les changements apportés à la base du projet seront évalués et contrôlés.
- Approche de la gestion de la qualité : décrit les normes et procédures de qualité à appliquer, les outils et techniques à utiliser, les dispositions en matière d’établissement de rapports et d’archivage, ainsi que les rôles et responsabilités pour atteindre les spécifications de qualité et les critères d’acceptation requis au cours d’un projet.
- Approche de la gestion des risques : décrit les techniques et les normes spécifiques de gestion des risques à appliquer, ainsi que les responsabilités et les procédures permettant une gestion efficace des risques.
- Approche de la gestion du développement durable : définit les actions, les examens et les contrôles qui seront mis en place pour garantir la réalisation des objectifs de performance du projet en matière de développement durable.
- Plan de projet : décrit comment et quand les objectifs du projet seront atteints, et fournit une base de référence pour le suivi des progrès ;
- Adaptation de PRINCE2 : résume la manière dont PRINCE2 sera adapté au projet.
L’ordre chronologique de l’élaboration de la DIP :
Les données sources pour élaborer la Documention d’Initialisation de Projet :
La DIP reprend les informations présentes dans l’Exposé du projet. En effet, l’exposé de projet décrit la finalité, le coût, les délais, les exigences de performances et les contraintes d’un projet. Il est élaboré avant le début du projet durant le processus Élaborer le projet et utilisé tout au long du processus Initialiser le projet pour créer la DIP et ses composants. Il est ensuite remplacé par la DIP et n’est pas conservé. Un exposé de projet comprend les éléments suivants :
- la définition du projet ;
- l’ébauche du cas d’affaire ;
- la description de produit de projet ;
- l’approche du projet ;
- la structure de l’équipe de Management de projet ;
- la descriptions des rôles ;
- les références à tous les documents ou produits associés.
Ces éléments essentiels de l’exposé de projet sont donc repris dans la DIP et complétés avec les nouveaux éléments obtenus suite :
- aux discussions avec les utilisateurs concernant leurs exigences,
- aux discussions avec les fournisseurs pour obtenir des informations sur les méthodes, les normes et les contrôles appliqués,
- aux discussions avec l’entreprises (en la personne du responsable du projet) concernant le rapport qualité-prix des produits.
La Documention d’Initialisation de Projet comprend tous les produits de management résultants du processus Initialiser le projet, à l’exception de l’Approche de gestion des bénéfices, puisqu’elle a une vie après le projet et n’est pas archivée avec les autres documents de projet.
Format et présentation de la DIP
Elle peut se présenter sous les formes suivantes :
- un document unique ;
- un index d’un ensemble de documents ;
- un ensemble de sources d’informations au sein d’un outil de management de projet.
La DIP est un produit vivant. Elle doit donc refléter l’état actuel du projet. Par conséquent, le cas d’affaire et le plan de projet sont mis à jour dans le processus de Gérer une limite de séquence. Les autres documents de la DIP peuvent être mis à jour si nécessaire.
À la fin du projet, dans le processus Clore le projet, la DIP initiale du projet est comparée à la DIP finale du projet afin de voir les performances du projet.
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