Si PRINCE2 nous enseigne que « tout peut être géré comme un projet », alors pourquoi ne pas organiser les vacances de manière systématique et penser les vacances comme un projet ? Cela permettra certainement d’arriver avec plus de sérénité à la période de détente tant attendue. Grâce à une organisation irréprochable chacun pourra profiter des journées de repos sachant que ce qui pouvait être défini a déjà été fait.

Dans cet article, nous comprenons comment cela peut être mis en pratique grâce à différents principes, bonnes pratiques et concepts de certaines méthodologies !

Établir des tolérances

Il est fondamental de comprendre quelles sont les tolérances des principaux éléments d’organisation d’un voyage, qui peuvent être identifiés :

• L’hebergement
• Le budget
• La destination

Leçon apprise

Ce n’est pas la première année que vous organisez des vacances, la première étape consiste donc à faire le bilan des années passées : qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui aurait pu mieux se passer ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?

Mettre en pratique ce qui a été appris des expériences passées et des projets précédents est l’un des premiers principes pour travailler avec succès sur un projet.

Impliquer les parties prenantes et définir les rôles et les responsabilités

Lorsque vous partez en vacances en groupe, il convient de profiter des compétences de chacun des membres qui participeront au voyage et d’attribuer les tâches de manière à répartir les responsabilités entre plusieurs personnes, à participer aux décisions et surtout répartir la « tension » entre plusieurs personnes .

De plus, cette méthode permet également de tenir tout le monde au courant de l’évolution et de l’avancement du planning et contribue à créer un groupe cohérent conscient de ce que sera le voyage sans créer de frustrations : en répartissant les responsabilités, vous évitez que la pression de l’organisation pèse sur un seul membre du groupe.

Les facteurs fondamentaux de cette étape sont :

• Créez des workflows efficaces (établir précisément l’itinéraire et le lieu d’arrivée et de départ, une fois le vol réservé, réserver l’hôtel et la voitures à louer, etc…).
• Assurez-vous que ceux qui s’occupent des différents aspects des vacances puissent communiquer de manière simple et organisée.
• Gardez toujours les tolérances à l’esprit et gérez-les efficacement.

Avancer de façon itérative

L’un des principes d’ITIL est précisément celui de procéder dans les projets de manière itérative ou en divisant un projet en petites sections gérables, allant ainsi étape par étape :

• Destination
• Vol
• Hébergement
• Location de voiture
• Itinéraire

Organiser des sessions de remise à niveau et de brainstorming

Toute l’équipe doit pouvoir exprimer ses préférences sur les éléments fondamentaux du séjour (destination, itinéraire, dates, mode de déplacement, attractions à visiter, …) et être constamment informée de l’avancement de l’organisation (ce qui a déjà été établi, ce qui a été réservé et ce qui est encore en cours de définition).

Cela permet certainement d’éviter les soucis de dernière minute (ex : on a loué les voitures mais il y a trop de bagages !) et d’éviter les moments de stress et de tension pendant des journées de détente bien méritées.

Soyez agile

Tout le monde sait que des problèmes ou des moments de crise surviennent même dans les projets les mieux organisés et structurés. Dans le cas où des accidents ou problèmes de toute nature devaient survenir pendant les vacances, maintenir un état d’esprit Agile est essentiel : savoir s’adapter à l’évolution des situations et comprendre comment agir est la meilleure solution.

En conclusion

Ce type d’organisation vous aidera à mieux gérer la planification des vacances et à limiter au maximum tout type de problème. Combiner les meilleures pratiques de différentes méthodologies afin de pouvoir mettre en œuvre celles qui conviennent le mieux à la situation et aux besoins est très important dans des cas comme celui-ci.

Une fois que vous avez organisé des vacances parfaites, il ne vous reste plus qu’à en profiter !