Les projets naissent pour introduire des changements. Cependant, très souvent, en les faisant, nous concentrons toute notre attention sur les résultats tangibles, les plus facile à voir ; notre horizon risque de s’arrêter aux livrables et non à la raison pour laquelle nous menons le projet. Un projet a un impact et des bénéfices, alignés sur la vision de l’organisation.
Les équipes de projet ont tendance à concentrer leurs efforts sur la production de résultats tangibles, les livrables. Mais en réalité, les livrables du projet sont les moyens et non la finalité. Le véritable objectif du projet est d’atteindre des résultats finaux spécifiques qui conduisent à des bénéfices mesurables.
C’est pourquoi nous parlons d’output, outcome et bénéfices du projet. Il est très important que toutes les ressources impliquées dans la gestion et l’exécution d’un projet (managers et membres de l’équipe) comprennent la relation entre ces trois éléments.
Output vs outcome et bénéfices : définitions
OUTPUT (livrables) : les outputs sont les résultats planifiés qui correspondent aux produits, aux prestations et aux services directement fournis par le projet et qui introduisent quelque chose de nouveau (un changement).
OUTCOME : le changement introduit par le produit conduit à un outcome, un résultat final, qui offre des bénéfices directs. En d’autres termes, les outcomes sont les résultats au niveau des objectifs spécifiques du projet. Ce sont les effets directs que le projet veut avoir sur les parties prenantes du projet.
BENEFICES : le vrai «pourquoi» du projet. Les bénéfices sont les améliorations mesurables résultant du résultat final, de l’outcome.
Quelles sont les caractéristiques de ces trois éléments et quelle est leur relation ?
Les output sont faciles à mesurer ; il est facile de voir si le livrable a été réalisé ou non.
Les outcomes sont un peu plus difficiles à mesurer. Vous pouvez cependant réaliser des entretiens avec les utilisateurs du produit/service afin de recueillir un feedback. Ils présentent un intérêt particulier pour les utilisateurs.
Les bénéfices sont les plus difficiles à mesurer. Vous pouvez essayer de les mesurer avec des statistiques ou des enquêtes. Ils présentent un intérêt particulier pour les personnes qui doivent décider de réaliser le projet.
Figure 1 : Relation entre output, outcome et bénéfices dans un projet. source : The PM² Methodology Guide v3.0
Toutes les parties impliquées dans le projet doivent être en mesure d’identifier clairement les output vs les outcome et les bénéfices d’un projet. Sans compréhension, les participants au projet peuvent perdre de vue l’objectif initial et produire des livrables qui ont peu (ou pas) de valeur pour l’organisation.
Étant donné que l’équipe de projet termine son travail avec la livraison des résultats, c’est le chef de projet qui doit s’assurer qu’ils sont mis en œuvre, et pour ce faire, doit créer la vision dans l’équipe dès le début du projet.
S’il est vrai que souvent les résultats finaux et les bénéfices ne sont réalisés qu’après la clôture du projet, il est nécessaire d’éviter d’arriver à la conclusion du projet sans implication et une vision claire pour tous les membres de l’équipe.
Par exemple, l’output d’un projet peut être le développement d’un nouveau logiciel pour enregistrer les demandes des utilisateurs pour une ligne particulière de produits. Les outcomes peuvent être l’amélioration du service, une plus grande précision des données collectées et une meilleure satisfaction des utilisateurs. Les bénéfices pourraient être une augmentation de 20% des ventes du produit et une croissance des revenus de 25%.
Bonnes pratiques pour optimiser les bénéfices d’un projet :
Définissez les KPI du projet : la mesure est l’ingrédient essentiel. Assurez-vous également de créer une structure adaptée pour effectuer les mesures. Les KPI aident toute l’équipe à se concentrer sur des objectifs communs et à assurer l’alignement de toutes les ressources impliquées.
Impliquez l’équipe de projet ; si vous êtes le chef de projet concentré sur les résultats finaux et les bénéfices attendus par l’organisation, soyez-en le promoteur avec les autres membres de l’équipe. Parfois, cela implique un changement dans le résultat attendu, mais l’important est de toujours garder à l’esprit la raison du projet. Si vous êtes membre de l’équipe, interrogez-vous et interrogez votre chef de projet si la vision du projet ne vous est pas claire.
Écrivez clairement dans le cas d’affaire quels sont les bénéfices prévus (et donc attendus). Revoyez régulièrement les estimations, surtout si les bénéfices réels ne peuvent être mesurés.
Les méthodes de gestion de projet peuvent certainement vous offrir un outil utile pour contrôler la performance et disposer d’outils pour l’améliorer.
