Project Manager vs Change Manager

Le nombre de projets dans notre société ne cesse de croître, faisant de la gestion de projet une discipline incontournable de nos jours. Cependant, qui dit projet, dit très souvent changement et par conséquent, acceptation du changement. En effet, si une solution est livrée mais n’est pas acceptée par les utilisateurs, elle ne rencontrera pas le succès escompté, d’où l’importance de ces deux disciplines. Alors chef de projet ou responsable du changement ? Si les deux disciplines doivent indéniablement être combinées pour faciliter le succès d’un projet, qu’en est-il des rôles ?

Il est très difficile d’évaluer la quantité de travail qu’implique une bonne conduite du changement. C’est souvent la raison pour laquelle la conduite du changement n’est pas budgétisée. Les entreprises n’ont pas encore conscience à quel point la productivité, la motivation, la concentration des salariés et l’efficacité générale subissent une baisse dès lors qu’une nouvelle façon de travailler est implémentée, et bien évidemment, cette perte n’est pas calculée comme un coût pour l’entreprise. Si les entreprises ne reconnaissent pas toutes ces conséquences et ne prévoient aucun impact, c’est qu’elles sont souvent bien trop optimistes quant au moment où elles pensent que les bénéfices vont se manifester.

Combiner les activités de gestion de projet et de conduite de changement permet de reconnaître que la combinaison des deux disciplines est vraiment importante. Lorsque les rôles de chef de projet et de responsable du changement travaillent ensemble, les parties prenantes bénéficient d’une très bonne compréhension de ce qui se passe réellement. Il n’y a pas une discipline plus importante que l’autre, c’est la combinaison des deux qui mène aux bénéfices attendus et c’est souvent ce qui fait la différence entre un projet réussi ou non.
Pour bien comprendre les bénéfices qu’apportent la collaboration entre un project manager et un change manager, revenons tout d’abord sur les définitions de ces derniers.

Project Manager 

“Le chef de projet est un professionnel de la gestion de projet. Le chef de projet rend compte au comité de projet et est en charge de la gestion du projet au quotidien. Il planifie et contrôle les diverses activités tout au long du projet. C’est la figure professionnelle (interne ou externe à l’organisation) qui guide l’équipe projet dans la réalisation des objectifs du projet.”

Source : Chef de projet, qu’est-ce que c’est

Change Agent

“Le rôle de change agent peut être assuré par des gestionnaires, des employés ou même des consultants externes embauchés pour faciliter les initiatives de changement.”

Project Manager vs  Change Manager

Le chef de projet prépare la solution pour l’organisation tandis que le responsable du changement prépare l’organisation pour la solution.
Voyons ensemble les différences concrètes, expliquées par Melanie Franklin, selon différents aspects :

• La solution

Au cours d’une même réunion, les professionnels de la gestion de projet se concentreront sur le fonctionnement de la solution (excellence technique), tandis que les professionnels de la conduite du changement se concentreront sur l’objectif de comprendre quelle différence apportera la solution et comment cette dernière améliore la façon de travailler des équipes.

• Les bénéfices

Lorsque le chef de projet rédige le business case, il définit les bénéfices financiers en partant du principe que les bénéfices doivent l’emporter sur les coûts, pour que le projet soit autorisé. Le change manager, ou responsable du changement, lui, observe les objectifs sous un angle complètement différent. Il recherche les bénéfices qu’il aura à se rapprocher des parties prenantes, à les écouter, à communiquer avec elles, pour les faire réfléchir  et arriver à se dire : «Oui, je veux participer à ce changement, je veux commencer à travailler de cette nouvelle façon. Les deux disciplines utilisent donc le même langage mais avec des perspectives très différentes.

• L’équipe

Le chef de projet s’entoure d’une équipe de professionnels pour mener à bien le projet, chacun des membres étant sélectionné pour ses connaissances spécialisées et sa valeur ajoutée dans le cadre du projet.

Si le project manager est chanceux, son équipe travaillera à temps plein sur un seul projet, le sien, mais malheureusement ce n’est pas souvent le cas. Les membres de l’équipe projet peuvent être répartis sur plusieurs projets et se réunir uniquement pour livrer les livrables. Le change manager, lui, interagit avec toutes les personnes impactées par l’implémentation de nouvelles méthodes de travail et touche de nombreux services/disciplines différents à travers l’entreprise. Il apporte également son soutien aux gestionnaires et au personnel d’une fonction particulière qui doivent modifier leurs habitudes de travail. Le responsable du changement apporte les connaissances nécessaires aux salariés et déploie les différentes ressources humaines. Il peut également faire appel à l’équipe de gestion de la qualité pour l’aider à rédiger les nouveaux processus.

• L’engagement

En termes d’engagement, l’équipe projet dédie du temps et se sera gérée en fonction des performances par rapport à ce qu’elle crée réellement. En revanche, les individus qui sont impactés par le changement prennent un engagement ponctuel, ils essaient uniquement de s’adapter et d’intégrer les changements dans leur BAU. Leur contribution ne sera pas gérée par la performance.

• La résolution de problème

Le chef de projet, résout les problèmes et surveille en quelque sorte le travail ou les choses qui sont en retard ou qui ont dépassé le budget,… alors que le responsable du changement, lui, intervient souvent pour combler un manque de motivation ou de participation.

 Les rôles peuvent-ils être combinés ?

Le chef de projet résout tous les problèmes et prend des décisions sur les compromis à effectuer et la priorisation des tâches,  puisqu’en général, le temps ou le budget viennent à manquer pour terminer le projet. De son côté, le responsable du changement essaie de générer de l’enthousiasme, la motivation et la participation des parties prenantes.

Souvent, ces deux rôles sont combinés et la personne en charge jongle tout le temps entre les 2 rôles. Il est possible de fusionner les deux rôles mais la gestion de projet et la conduite du changement font face à des défis totalement différents, ce qui ne facilite pas les choses.

Les chefs de projet ont besoin des compétences et des connaissances des professionnels de la conduite du changement mais celles-ci ne sont pas encore assez reconnues. Il est important de prendre conscience des avantages de connaître la conduite du changement, de sa valeur ajoutée et de ce qu’elle apporte à l’organisation.

Les bénéfices de la conduite du changement pour le projet

• Compréhension des impacts de la conduite du changement sur les personnes
• Compréhension de l’effort déclenché par un projet
• Meilleure pertinence des communications avec les parties prenantes
• Obtention du soutien des parties prenantes
• Facilitation de la planification des livraisons
• Moins de temps passé à gérer les parties prenantes perturbatrices
• Plus grande implication dans la définition des besoins
• Plus de ressources pour tester
• Utilité accrue des livrables du projet
• Plus de reconnaissance pour l’équipe de projet
• Augmentation des opportunités de carrière
• Augmentation des salaires
• Fourniture précoce d’un aperçu des livrables du projet
• Création plus précoce de nouvelles méthodes de travail
• Proportion plus élevée de parties prenantes qui adoptent de nouvelles méthodes de travail
• Production de la valeur ajoutée plus tôt
• Retour sur investissement plus élevé

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Pourquoi un chef de projet ne pourrait-il pas gérer le changement ? Pourquoi créer ce nouveau rôle de Responsable de la Conduite du Changement ? Consultez notre article pour découvrir le point de vue de notre expert Jeff ball !

Source : webinaire “Are Project Managers also Change Managers?” – APMG International

https://www.youtube.com/watch?v=ekhw1ULd40w&t=1125s