Il existe une habitude assez bien établie dans les organisations et les entreprises de faire un « Kickoff meeting » au début d’un projet. C’est l’occasion de réunir une bonne partie des personnes qui vont être impliquées dans le projet et … de parler du projet.

Ayant participé à plusieurs kickoff, j’ai essayé de tirer des leçons de mon expérience (pour rappel : Leçons tirées de l’expérience est le deuxième principe PRINCE2®).

Qu’est-ce qu’un kickoff meeting ou une réunion de lancement ? Définition

Le kickoff fait référence à la première réunion de lancement du projet. Cette réunion doit être organisée quel que soit le nombre de participants au projet, la complexité ou la taille de l’entreprise. En effet elle ne peut impliquer que deux ou trois personnes, mais c’est une réunion nécessaire pour définir les objectifs et les stratégies à adopter .

Quel est le but d’un kickoff ?

L’objectif principal d’une réunion de lancement de projet est de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde et de partir du bon pied. C’est l’occasion de présenter l’équipe et de mieux comprendre le projet afin que les travaux puissent commencer le plus tôt possible.

Quand faire la réunion de lancement ?

PRINCE2 recommande au tout début d’un projet une série d’activités groupées au sein du processus « ELABORER LE PROJET » (EP). Ce processus a pour finalité de déterminer si le projet considéré est viable et justifié.

Après le feu vert du Comité de Pilotage, PRINCE2 recommande d’activer le processus « INITIALISER LE PROJET » (IP) qui a pour finalité (notamment) que toute l’organisation comprenne ce qui doit être livré; le calendrier du processus IP est mis au point dans le processus EP et est matérialisé dans le Plan de Séquence d’Initialisation.

Il me paraît opportun d’organiser le kickoff au tout début du processus IP. Pourquoi à ce moment-là ? Parce que :

• Le Comité de pilotage est constitué
• Ledit Comité de pilotage a décidé que la « bonne idée » exprimée dans le mandat de projet est vraiment une bonne idée; pour prendre cette décision le Comité de pilotage s’est basé sur l’Exposé de projet, rédigé par le Chef de projet, qui a prouvé que le projet était viable et justifié.
• Ledit Comité de pilotage en dans sa grande sagesse, a estimé que le Chef de projet pouvait commencer, avec prudence et circonspection, à engager les ressources de l’entreprise; DONC toutes les conditions sont réunies pour commencer vraiment le projet;
• Et surtout, il y a VOUS ! Vous, le chef de projet : un vrai chef d’orchestre, un véritable rédacteur en chef, un très réel coordonnateur des efforts de tous, un sublime organisateur, un catalyseur des énergies éparses, …

Comme vous êtes fier d’avoir été nommé chef de projet, organiser un kickoff pour fêter cela, c’est bien !

Qui est présent au Kickoff ?

• Tous les membres du Comité de Pilotage (si possible)
• Tous les chefs d’équipe
• Tous les membres des équipes
• Les principales parties prenantes

Quels sont les orateurs durant la réunion de lancement ?

• Orateur obligatoire: l’exécutif. Il doit ainsi témoigner de l’engagement de l’entreprise, de l’organisation pour la réussite du projet. Il doit
  communiquer la vision qui sous-tend le projet.
• Orateur possible: en cas de fournisseur extérieur, ce peut être motivant que ce fournisseur extérieur explique en quoi la réussite du projet sera aussi sa réussite.
• Orateur(s) quasi obligatoire(s): les responsables opérationnels impliqués dans le projet pour expliquer ce qui va changer et ce qui restera inchangé.

Que doit-on dire pendant ce kickoff meeting ?

• Rappeler le mandat de projet : une « bonne idée » qui vient de la direction
• Expliquer les objectifs (6 variables) : « Nous allons réaliser ce projet dans les 6 mois à venir, avec un budget de xxx.000 €. Ce projet
  comporte les produits suivants : … Nous veillerons spécialement à la très grande qualité de ces produits qui seront livrés à nos clients. Nous espérons un bénéfice financier de xx.000 € et une amélioration de notre visibilité. »
• Utiliser l’ébauche du Cas d’affaire (mis au point pendant EP et partie de l’Exposé de projet) pour répondre à des questions que toutes les parties prenantes se posent :
  • POURQUOI faisons-nous un projet ?
  • RAISONS
  • QUOI faire comme projet ?
  • OPTIONS (en n’oubliant pas l’option « Ne Rien Faire »)
  • COMMENT nous allons faire ce projet: c’est l’APPROCHE du projet.
  • QUI FAIT QUOI
    • présenter le Comité de Pilotage en précisant les rôles et responsabilités de chacun
    • présenter les différents chefs d’équipe pressentis
    • (vous) présenter le chef de projet

Remarque : penser à faire applaudir toutes ces personnes : ça ne coûte pas cher et c’est bon pour le moral.

On peut terminer en exposant le plan de travail pour les semaines à venir càd le plan de la séquence d’initialisation : de cette manière, chacun saura à quel(s) moment(s) il aura son mot à dire dans la mise au point, à quel(s) moment(s), il pourra faire part de ses questions et de ses craintes.

Les avantages d’une une réunion de lancement

Le projet est lancé formellement. Toutes les parties prenantes sont informées qu’elles vont être impliquées dans le projet. Si l’on explique bien que l’on entame le processus INITIALISER LE PROJET (au cours duquel on va – ensemble – bien définir tout ce que devra livrer le projet), une telle démarche est susceptible d’impliquer au maximum les parties prenantes.

Je recommande personnellement d’utiliser certaines bonnes pratiques provenant de Change Management dans un projet PRINCE2. En effet, APMG-International a publié il y a quelques années « The Effective Change Manager’s handbook ». On y trouve pas mal d’outils vraiment utiles pour un (bon) chef de projet. Dans le cadre d’une réunion de lancement de projet, le modèle de Kotter en 8 étapes peut utilement être utilisé :
1. Etablir le sens de l’urgence : OUI
2. Créer une coalition de pilotage
3. Développer une vision et une stratégie
4. Communiquer la vision du changement : OUI
5. Autonomiser (Empowering) les employés pour une action large
6. Générer des gains à court terme
7. Consolider les gains et amener plus de changements
8. Ancrer la nouvelle approche dans la culture

Source : Chapitre 1 – Section C – 2.2 Planning and leading organizational change

Certains organisent le kickoff dès le lancement du projet (dans le processus EP); cela ne semble pas une bonne manière de faire dans la mesure où à ce moment :

• On n’est pas encore certain que le projet va se faire (l’EXPOSE DE PROJET permet de savoir si le projet est viable et justifié); le
  Comité de pilotage doit donner son feu vert à la séquence d’initialisation.
• Il y a encore beaucoup de flou sur le POURQUOI du projet, sur le CONTENU du projet (le QUOI), sur le COMMENT du projet,…

A CONTRARIO, une fois le Mandat de projet émis par le Direction, il est nécessaire (lire indispensable) que cette direction informe toute l’organisation du lancement de ce projet tout en « intronisant » l’Exécutif et le Chef de projet. Une telle manière de faire va donner
une grande légitimité au projet