Les rapports sont un élément fondamental pour la bonne application des principes enseignés par PRINCE2. Dans cet article nous allons analyser les rapports les plus importants pour la réalisation d’un projet qui respecte la méthode PRINCE2 :
- Highlight Report (Rapport de progression)
- Checkpoint Report (Rapport d’avancement)
- End stage Report (Rapport de fin de séquence)
- End project Report (Rapport de fin de projet)
La fréquence
La fréquence à laquelle les rapports doivent être rédigés et livrés n’est pas établie par PRINCE2, mais doit être adaptée aux besoins de chaque projet et de chaque équipe de travail.
Précisément pour cette raison, il est essentiel d’établir la fréquence de livraison des rapports afin qu’elle corresponde au niveau de contrôle nécessaire au projet et également de modifier la fréquence établie afin qu’elle reste un facteur utile dans l’avancement du projet .
Checkpoint Report (Rapport d’avancement)
Produit par : le chef d’équipe
Pour : le chef de projet
Fonctionnalité : fournir des informations sur l’avancement du lot de travaux
Généralement produit par le chef d’équipe, le rapport d’avancement est utilisé pour fournir au chef de projet des informations sur l’avancement du lot de travaux.
Un rapport d’avancement doit toujours inclure une introduction indiquant le but, les objectifs, le périmètre du projet et identifiant qui est responsable du choix de l’approche de travail.
Le rapport d’avancement doit indiquer et justifier tout changement apporté par rapport à ce qui a été établi en ce qui concerne l’entreprise, la gestion des programmes ou les demandes des clients.
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Highlight Report (Rapport de progression)
Produit par : le chef de projet
Pour : le comité de pilotage projet
Fonctionnalité : fournir des informations sur l’avancement réalisé par rapport à l’ensemble du projet et/ou par rapport à une séquence.
Non seulement le comité de pilotage projet utilise ce rapport pour suivre la gestion de la séquence et l’avancement du projet, mais le chef de projet utilise également le rapport pour informer le comité de pilotage projet des problèmes rencontrés ou pour demander de l’aide sur certaines questions.
Le rapport de progression doit inclure :
- des informations sur la performance du projet et de la séquence par rapport aux tolérances définies ;
- les demandes de changement, qu’elles aient été soulevées, approuvées, rejetées ou qu’elles soient en attente ;
- un résumé des problèmes et risques actuels ou potentiels ;
- les leçons tirées de l’expérience, y compris un bilan de ce qui s’est bien passé et de ce qui s’est mal passé avec des conseils et des recommandations pour l’entreprise, la gestion des programmes ou les clients.
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End Stage Report (Rapport de fin de séquence)
Produit par : le chef de projet
Pour : le comité de pilotage projet
Fonctionnalité: fournir des informations sur les progrès réalisés à la fin de chaque séquence (à l’exception de la séquence finale). Les informations doivent être suffisantes pour demander au comité de pilotage du projet de prendre des décisions concernant la poursuite du projet.
L’objectif du rapport de fin de séquence est de fournir un résumé des progrès réalisés à ce jour, la situation générale du projet et des informations suffisantes pour demander une décision du comité de pilotage projet sur la suite du projet.
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End Project Report (Rapport de fin de projet)
Produit par : le chef de projet
Pour : le comité de pilotage projet
Fonctionnalité : fournir les informations nécessaires pour autoriser la clôture du projet.
Le rapport de fin de projet est utilisé dans la phase de clôture du projet et sert à :
- déterminer la performance du projet par rapport à ce qui a été budgétisé dans la PID;
- transmettre les leçons tirées de l’expérience et tout conseil pouvant être appliqué à d’autres projets ;
- transmettre des détails relatifs aux travaux inachevés, aux risques en cours ou à d’éventuelles modifications futures du produit.
Le rapport du chef de projet doit absolument figurer dans le rapport de fin de projet, dans lequel il résume les performances du projet, une analyse approfondie sur le bilan du produit par rapport aux caractéristiques et fonctionnalités, un équilibre des objectifs et les résultats du projet par rapport à ce qui était initialement prévu ainsi qu’un bilan de l’analyse de rentabilisation qui tire des conclusions sur la validité du projet, y compris les bénéfices à venir, les bénéfices supplémentaires attendus et les écarts par rapport à l’analyse de rentabilisation initialement convenue.
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