Le mot transparence dans un projet peut être défini comme « la qualité d’être exécuté ouvertement, sans secrets ». Dans le domaine des projets et des processus, cela signifie gérer un projet dans lequel tous les membres de l’équipe peuvent accéder facilement et efficacement à toutes les informations pertinentes.

Dans la gestion de projet, cela signifie également que les employés ont un accès rapide et facile à la documentation du projet et aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Dans le même temps, toutes les ressources travaillant sur le projet ont une compréhension précise et en temps réel de l’état d’avancement du travail au sein du projet. C’est pourquoi la transparence d’un projet permet d’obtenir de meilleurs résultats, tant pour l’équipe que pour le projet lui-même.

Un projet devient transparent si les caractéristiques suivantes sont réunies :

• Un accès facile pour les membres de l’équipe aux données du projet et les utiliser, quel que soit l’endroit où ils se trouvent ;
• Des données exactes provenant de sources officielles ;
• Une meilleure compréhension du projet ;
• Une augmentation de la productivité de l’équipe ;
• Une plus grande responsabilisation des membres de l’équipe ;
• Une communication transparente.

Le fait d’avoir les informations sur le projet à portée de main permet de gagner du temps

Lorsqu’il s’agit de faire avancer les projets et de progresser, tous les membres de l’équipe doivent avoir accès aux informations dont ils ont besoin pour mener à bien leurs tâches.

Par exemple, si des membres de l’équipe découvrent un problème et ont besoin d’informations sur le projet, une bonne transparence du projet permettra de s’assurer qu’ils ont ces informations à portée de main. La dernière chose que vous souhaitez, c’est que ces membres de l’équipe commencent à contacter d’autres employés à la recherche des informations pertinentes dont ils ont besoin pour mener à bien leurs tâches.

Quelle est la solution ? Il est possible d’utiliser un système numérique centralisé pour stocker les informations relatives à un projet. Tout étant centralisé, les membres de l’équipe peuvent accéder rapidement aux informations sans ralentir leur flux de travail ni interrompre les autres. Un logiciel d’achèvement de projet peut stocker toute la documentation relative au projet et l’affecter à des objets ou à des systèmes.

Suivi des projets en temps réel

Les projets réussis sont toujours le résultat d’une bonne planification, d’un bon calendrier et d’un bon rapport. Il est difficile d’aboutir à un bon projet final sans tous ces facteurs. Si votre entreprise n’est pas en mesure de suivre l’avancement du projet en raison de rapports inexacts, les ressources auront du mal à planifier la phase suivante du projet. Sans une planification précise, la programmation des équipes, des employés et des ressources ne sera pas exacte. Il en résultera des retards et des dépassements. En particulier lorsque des problèmes liés au projet doivent être résolus.

Dans le cadre d’un projet transparent, les ressources sont toujours informées de l’état d’avancement du projet. Elles connaîtront exactement l’état d’avancement du projet et seront en mesure de planifier et de programmer à l’avance. Elles minimisent ainsi le risque de perturbations et de retards dans le déroulement du travail.

La transparence augmente la confiance et la productivité de l’équipe

Tout comme les consommateurs sont susceptibles de devenir fidèles à une marque qui offre de la transparence, les membres d’une équipe de projet sont susceptibles de se faire davantage confiance, de faire confiance à leur chef de projet et aux autres parties prenantes si la transparence est soutenue et encouragée au sein de l’équipe et de l’organisation. Chacun sait que toute information nécessaire et jugée importante sera disponible et partagée ouvertement pour permettre à chacun de bien faire son travail. En outre, les ressources sont enclines à offrir leur aide et à donner le meilleur d’elles-mêmes parce qu’elles croient en ce qu’elles font et savent que la réussite de l’équipe ou de l’organisation est aussi leur réussite individuelle.

Une équipe productive est capable de réaliser plus que prévu. Lorsqu’un membre de l’équipe obtient de meilleurs résultats que les autres, la transparence permet de le montrer. Cette performance peut être due à de meilleures compétences, à de meilleures aptitudes techniques ou à une meilleure compréhension de ce qu’il doit faire. À son tour, ce membre de l’équipe peut jouer le rôle de coach pour les autres membres, de sorte que chacun travaille à un rythme plus ou moins égal. De cette manière, le travail de ceux qui ont apporté une plus grande contribution est reconnu et les autres membres de l’équipe bénéficient d’une mise à niveau de leurs connaissances ou de leurs compétences. L’effet global est une plus grande productivité pour l’ensemble de l’équipe et une meilleure chance de réussite pour le projet.

Un autre aspect important de la transparence est la liberté de fournir un retour d’information sans crainte d’embarras ou de représailles. Une partie de la gestion de projet consiste à encourager et à formaliser le retour d’information. Cela peut révéler des inefficacités dans les processus actuels et aider à relancer les discussions sur la meilleure façon d’aller de l’avant dans l’intérêt de tous. L’équipe doit se sentir à l’aise pour parler, ce qui est le résultat direct de la manière dont les employés sont habilités à parler.

Conclusion

La transparence dans la gestion des projets peut apporter de nombreux avantages à une entreprise. Elle permet de maintenir l’alignement de l’équipe, d’instaurer la confiance et de créer une culture de travail bien organisée.

Pour que les employés s’approprient la vision de chaque projet et soient inspirés tout au long du processus, des pratiques efficaces de gestion de projet doivent être privilégiées pour contribuer à ce type de succès.

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Sources :
The Value Of Transparency In Project Management, Ben Aston
Transparency Within the Project Team, Kissflow