Les hollandais disent « Meten is Weten » – mesurer c’est connaitre. Les mesures sont devenues à la mode partout. Dans les sociétés, dans les écoles, les hôpitaux … tout est conduit par des objectifs et des mesures. Tout le monde essaye d’atteindre ses objectifs et indicateurs clés de performance (KPI).
La mode est arrivée jusqu’au monde du management de Projet. Cependant, en ce qui concerne ce dernier, les objectifs sont utilisés légèrement différemment. Plutôt que d’instaurer un objectif arbitraire, vous créez un plan. Pour mesurer, vous comparez votre plan avec la réalité (vos « données réelles »). La performance du projet est alors mesurée en fonction de l’adhérence à votre plan.
Les mesures de performance traditionnelles pour les projets ont toujours été le coût et le délai.
Il y a même un acronyme OTOB (On Time and On Budget) qui résume bien la volonté du chef de projet de livrer dans les délais et en respectant le budget. Quand les gens parlent de performance de projet, ils se réfèrent typiquement à cet acronyme : livrez-vous dans les temps, en respectant le budget et votre plan d’origine ?
Si OTOB est la mesure traditionnelle de performance d’un projet, les méthodes modernes ont suivi la mode et ont ajouté d’autres indicateurs. Certains ont ajouté une troisième dimension, la Qualité et ont transformé OTOB en OTOBOQ.
Le dernier manuel officiel Prince2 suit cette tendance. Le sujet des indicateurs clés de performance arrive dès le chapitre 1, qui présente 6 aspects clés de performance (tandis que dans la version précédente, cela avait été enterré dans un chapitre ultérieur). Prince2 suggère que la meilleure pratique est de contrôler non seulement le Délai et le Coût, mais aussi le Périmètre, la Qualité, le Risque et les Bénéfices.
En réalité, vous devez aller un peu plus loin : vous devez différencier le Coût financier et l’Effort, comme ceux-ci doivent être contrôlés très différemment. Le coût financier est basé sur la dépense d’argent (des bons de commande, facture …), tandis que l’effort correspond aux jours-homme de travail. Donc vous avez jusqu’à 7 aspects de performance à contrôler. Pour chacun, vous devez comparer le plan d’origine avec les données réelles.
Les 7 indicateurs clés de performance d’un projet
Délai
Le délai est la mesure la plus facile. Votre plan est probablement un calendrier de travail (typiquement un diagramme de Gantt), comprenant des jalons (et pour Prince2, des limites de séquence). En bref, ce plan est la représentation de la planification temporelle. Au fur et à mesure que le travail avance, vous surveillez les délais réels en utilisant les dates d’achèvement du travail.
Coût Financier
Les données de coût financier sont aussi tout à fait aisées à mesurer. Vous pouvez évaluer vos coûts planifiés de différentes façons. Certains évaluent à partir du diagramme de Gantt; d’autres collectent les informations dans un Cas d’affaire. Vous devez mesurer les coûts réels aussitôt que vous engagez une dépense (par exemple un bon de commande). Soyez proactif dans l’enregistrement des coûts réels : n’attendez pas que les factures soient enregistrées dans votre système comptable et n’attendez certainement pas jusqu’à ce qu’elles soient payées.
Effort
L’effort correspond aux jours-homme de travail. L’effort peut être facile à évaluer, mais souvent difficile à mesurer. En utilisant un diagramme de Gantt, vous pouvez évaluer l’effort en heures-homme ou jours-homme. Ceci donne votre effort planifié. L’effort est difficile à mesurer car la plupart des organisations n’ont pas de système de feuille de présence (ou s’ils les ont, ils ne sont pas utilisés par tous les collaborateurs du projet). Et, comme il est étonnamment difficile de déployer des solutions de feuilles de présence (c’est-à-dire avoir assez de personnes qui les utilisent chaque semaine), mesurer l’effort réel est aussi étonnamment difficile. (Pour beaucoup de projets, c’est effectivement impossible).
Périmètre
Le périmètre est traditionnellement dur à contrôler, mais avec des méthodes modernes, c’est beaucoup plus facile. Si vous utilisez la planification basée sur le produit de Prince2, vous pouvez prévoir votre périmètre en vous basant sur la décomposition du produit. Il est facile de détecter quand les produits sont livrés, donc vous pouvez facilement surveiller le périmètre réel. (Il n’y a pas que Prince2 qui aide). Les méthodes Agiles, telle que Atern Agile, rendent aussi le contrôle du périmètre plus facile : Atern utilise une Liste d’Exigences Priorisées.
Qualité
Prince2 rend aussi plus facile le contrôle de la qualité. En utilisant la technique de planification basée sur le produit de Prince2, vous pouvez planifier la qualité de manière simple-mais-efficace, et voilà votre qualité planifiée. A mesure que le travail est fait, chaque test de qualité planifié est fait, ce qui constitue votre qualité réelle.
Risque
Le risque est typiquement contrôlé par des estimations régulières pendant toute la durée du projet, plutôt que par des indicateurs. Chaque fois que vous planifiez (ou re-planifiez), il est sage d’entreprendre une analyse de risque. Ceci donne votre prévision de risque – votre risque planifié. Quand vous exécutez vos contre-mesures de risque, vous atténuez le risque et baissez votre niveau de risque prévu. Mesurer votre risque réel est difficile et probablement impossible. Le mieux que vous pouvez faire est de réviser vos évaluations, utilisant des analyses de risque régulières.
Bénéfices
Les bénéfices sont aussi typiquement contrôlés par des évaluations régulières, plutôt que des indicateurs. Dans beaucoup de projets, vous ne pouvez pas mesurer les bénéfices, comme ils sont réalisés après la clôture du projet. Votre Cas D’affaire défini vos bénéfices planifiés. Si vous ne pouvez pas mesurer les bénéfices réels, vous devez les passer en revue afin de les évaluer régulièrement : en utilisant Prince2, vous passez en revue votre Cas D’affaire à la fin de chaque séquence (ainsi que le Plan de Revue des Bénéfices associé).
Ainsi pour les Chefs de projet, « Meten est Weten » mesurer c’est connaitre est un peu simpliste. Vous devez contrôler la performance de projet, mais vous ne pouvez pas tout mesurer.
Certainement Prince2 vous aide « à connaitre » votre projet – il vous donne un cadre pour contrôler votre performance – et cela aide à booster votre efficacité. Faites donc un essai!
Jeff a plus de 25 ans d’expérience dans la gestion de projets et de programmes. Il a réalisé des projets informatiques de bout en bout dans des environnements multiculturels. En tant que responsable de programme et PMO, Jeff a organisé les installations P3O chez NEC Computers et Fortis Bank; Il a géré les bureaux de programme des plus grands programmes de transformation de NEC Computers et de BNP Investment Partners. Il est un formateur multilingue pour PRINCE2, MSP, P3O et MoP, capable d’organiser des cours en anglais et en français.
