Le « rapport des leçons » est un élément fondamental de la méthode de gestion de projet PRINCE2, qui vise à documenter les expériences acquises au cours d’un projet. Ce rapport n’est pas seulement une réflexion rétrospective, mais un outil stratégique pour améliorer la gestion des projets futurs. Son importance réside dans sa capacité à transformer les erreurs, les succès et les défis rencontrés en enseignements précieux pour l’organisation.
Parmi les principaux avantages, citons la possibilité d’éviter la répétition des erreurs, d’optimiser les processus et d’accroître l’efficacité globale de l’équipe de projet, contribuant ainsi à la réussite durable des projets futurs.
Malgré cela, le rapport des leçons est souvent négligé et, s’il est établi, il se transforme en un exercice formel. Les leçons apprises ne parviennent souvent pas à devenir des « leçons appliquées ». Dans cet article, nous allons identifier les principales causes et les avantages que le rapport des leçons peut apporter à vos projets.
Pourquoi les leçons apprises sont-elles négligées ?
Au début d’un projet, l’équipe est entièrement concentrée sur sa réussite, sans envisager la possibilité d’un échec. L’entreprise fait pression pour obtenir des résultats tangibles, ce qui ajoute une couche de stress supplémentaire dans la réalisation de l’objectif.
Pour atteindre les résultats requis par l’entreprise dans les plus brefs délais, les bonnes pratiques sont négligées.
Dans ce contexte, il devient difficile de reconnaître et d’admettre l’échec, bien que le cas d’affaire indique que c’est précisément ce qu’il faut faire.
Une fois un projet achevé, l’instinct naturel est de passer à autre chose et de se concentrer sur le prochain défi.
Si la culture d’une organisation conduit à célébrer les succès plutôt qu’à prendre du recul pour voir ce qui aurait pu être mieux fait, les nombreux enseignements tirés au cours du projet ne seront jamais utilisés pour optimiser les processus des projets futurs.
Rapport des leçons : pour partager l’expérience
La méthode PRINCE2 encourage le partage des enseignements tirés (négatifs et positifs) avec l’équipe, pendant et après le projet. Les enseignements tirés aident l’équipe à :
- s’impliquer davantage au sein de l’équipe ;
- faire preuve d’une plus grande empathie ;
- résoudre rapidement les problèmes.
Une plus grande implication de l’équipe
Le fait d’investir du temps dans l’écoute témoigne d’un leadership positif et favorise un environnement de travail participatif, deux facteurs très positifs au sein d’une organisation. En fait, s’il est géré correctement, le partage peut être plus efficace et moins coûteux que d’autres outils de renforcement de l’esprit d’équipe.
Une plus grande empathie
En demandant à chacun de fournir un retour d’information et d’exprimer ses opinions de manière formelle, une organisation peut créer une plus grande empathie entre les membres de l’équipe, ce qui se traduit par une meilleure compréhension de chaque rôle et de la manière dont ils peuvent interagir pour atteindre les objectifs.
Une résolution rapide des problèmes
D’un point de vue pratique, offrir un espace où les gens peuvent parler de leurs problèmes signifie que tout problème est rapidement résolu et que les voix potentiellement négatives sont redirigées vers une conversation beaucoup plus productive.
Documenter tous les enseignements tirés
Il est toutefois essentiel que les organisations ne se contentent pas de simples déclarations, mais qu’elles enregistrent réellement les enseignements tirés. C’est là que le principe PRINCE2 d’apprentissage par l’expérience peut fournir un cadre de bonnes pratiques très utile, s’il est suivi correctement. Dans le cas contraire, il s’agira simplement d’un exercice de recensement.
Guidé par le chef de projet, l’enregistrement des leçons apprises doit être utilisé dès le début comme un document à utiliser à tout moment et non comme un document à revoir à la fin, lorsque la plupart des informations ont été oubliées.
Sa véritable valeur réside dans le partage de ces connaissances entre les différents chefs de projet, afin que ces leçons fassent partie de l’ADN de l’équipe.
Comment documenter les leçons tirées de l’expérience
La mise à jour, l’enregistrement et la vérification auprès des membres de l’équipe pour identifier les enseignements tirés relèvent de la responsabilité du chef de projet, qui doit intégrer les pratiques suivantes dans son travail quotidien pour bénéficier des leçons apprises, comme l’explique PRINCE2. Il est nécessaire de :
- Valoriser les leçons apprises : si le chef de projet ne valorise pas les résultats des leçons apprises, personne d’autre ne le fera. Il est donc important d’organiser une session au cours de laquelle les opinions de tous les membres de l’équipe peuvent être entendues ;
- Envisager un facilitateur : le chef de projet devra peut-être demander à quelqu’un d’autre de diriger la réunion. L’établissement de règles de base crée un espace neutre dans lequel les problèmes peuvent être discutés ;
- Se concentrer sur l’amélioration : l’essentiel est d’être objectif ; il ne s’agit pas d’une réunion pour pointer quelqu’un du doigt ou pour blâmer quelqu’un. L’objectif est de créer la confiance dans le processus de gestion et de croire en la valeur des résultats.
Leçons apprises : un nouvel état d’esprit
L’échec n’est pas une chose à craindre. Il ne doit pas être un sujet tabou, mais faire partie du processus de progression et de responsabilisation de l’équipe grâce à de nouvelles façons de penser. De nombreux entrepreneurs à succès sont parvenus là où ils sont aujourd’hui grâce à ce qu’ils ont appris de leurs erreurs.
L’astuce consiste à analyser les leçons apprises afin de pouvoir agir différemment la prochaine fois. Comme le disait Samuel Beckett : « J’ai essayé. J’ai échoué. Cela n’a pas d’importance. J’essaierai encore. J’échouerai mieux ».
Avez-vous déjà téléchargé le modèle PRINCE2 Rapport des leçons ? Il s’agit d’un document très utile, disponible en format Word, qui peut vous aider dans votre travail sur les projets PRINCE2 !
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