Selon le rapport d’étude d’Axelos, la moitié des chefs de projet qui ne font pas ou rarement de revues de projet ont connu un échec de projet au cours des 12 derniers mois – contre 34% de ceux qui effectuent toujours ou souvent des revues. Ces données nous amènent à donner encore plus de poids au concept de «lessons learned» (leçons tirées de l’expérience), qui devrait faire partie intégrante de la gestion de projet.
Pourquoi les “lessons learned” sont-elles souvent négligées?
Les chefs de projet ne veulent pas «échouer». Au début du projet, les chefs de projet sont entièrement concentrés sur sa réalisation – le concept d’échec n’est même pas pris en considération. La pression des entreprises pour l’obtention de résultats tangibles ajoute une plus grande dynamique vers le point d’arrivée – même si cela signifie prendre des raccourcis. Avec toutes les énergies concentrées sur le point d’arrivée, il est difficile de reconnaître l’échec à n’importe quel niveau – malgré le business case.
Une fois le projet terminé, l’instinct naturel est d’aller de l’avant et de se concentrer sur le prochain défi. Si la culture au sein de l’organisation conduit à célébrer le succès plutôt qu’à prendre du recul pour voir ce qui aurait pu être mieux fait, ce changement ne se produira jamais. Avec autant de leçons tirées de l’expérience de chaque projet, il est dommage que tous ces enseignements soient simplement effacés à la fin du projet.
Pourquoi est-il important pour une organisation d’encourager les employés à partager ce qu’ils ont appris au cours d’un projet (à la fois positivement et négativement)?
Tout d’abord, le partage de “lessons learned” contribue à promouvoir l’engagement des employés. Investir du temps dans l’écoute démontre un leadership solidaire et favorise un environnement de travail positif – deux facteurs très positifs au sein d’une organisation. D’ailleurs, s’il est géré correctement, le partage de “lessons learned” peut être plus efficace et moins coûteux que les autres outils de team building.
Une organisation qui demande à chacun de fournir des commentaires et d’exprimer des opinions de manière formelle, peut faciliter l’écoute et développer l’empathie des membres de l’équipe, et donc une meilleure compréhension de chaque rôle et de la façon dont ils travaillent ensemble pour atteindre les objectifs.
Sur le plan pratique, fournir un espace où les gens peuvent parler de leurs problèmes signifie que chaque problème est résolu rapidement et que les voix potentiellement négatives sont redirigées vers une conversation beaucoup plus productive. Il est cependant essentiel que les organisations ne se contentent pas de simples déclarations. Chaque leçon apprise pendant le projet doit être documentée et archivée de manière à être disponible pour les futurs projets.
Le principe PRINCE2 “Leçons tirées de l’expérience” reprend des Bonnes Pratiques très utiles, s’il est suivi correctement. Ce n’est donc pas un simple exercice de rédaction. Guidé par le chef de projet, l’enregistrement des “Leçons tirées de l’expérience” doit être utilisé dès le début du projet, et considéré comme un document à utiliser tout au long du projet et non comme quelque chose à revoir à la fin, lorsque la plupart des informations ont été oubliées. Sa véritable valeur réside dans le partage de ces enseignements entre de nombreux chefs de projet, afin qu’ils deviennent partie intégrante de l’ADN de l’équipe.
3 conseils aux chefs de projet :
- Donner de la valeur aux “lessons learned”: si le chef de projet ne prends pas le temps d’évaluer les résultats des leçons apprises, personne d’autre ne le fera. Il est donc important d’organiser une ou plusieurs sessions au cours desquelles la voix de chacun sera entendue.
- Considérer un médiateur: il peut être judicieux de demander à quelqu’un d’autre de diriger la réunion. L’établissement de règles de base suggère un espace neutre où chacun peut discuter de ses problèmes.
- Se concentrer sur l’amélioration: la clé de ce principe est l’objectivité de chacun; ce n’est pas une réunion pour pointer du doigt quelqu’un ou le blâmer. L’objectif est de créer une confiance mutuelle dans le processus de gestion et de croire en la valeur des résultats.
Une nouvelle mentalité
L’échec n’est pas quelque chose à craindre. Ce ne devrait pas être un sujet tabou, mais plutôt faire partie de la progression et de l’autonomisation d’une équipe par de nouvelles façons de penser. De nombreux entrepreneurs prospères sont arrivés où ils sont, grâce à ce qu’ils ont appris de leurs propres erreurs. L’efficacité réside simplement dans la prise de recul et l’analyse de ses erreurs afin d’éviter de reproduire les mêmes erreurs et pouvoir faire différemment la fois suivante. Pour citer Samuel Beckett: « Déjà essayé. Déjà échoué. Peu importe. Essaie encore. Échoue encore. Échoue mieux. »
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