Le sens du terme « tailoring » est « adapter sur mesure », tout comme la méthode PRINCE2 doit être adaptée à l’environnement du projet : nature, complexité, type de produits, client et niveau de risque spécifiques à chaque projet individuel.

PRINCE2 peut également être utilisé pour… organiser un mariage ! Et oui : notre formateur Fabio Savarino nous a expliqué comment il a appliqué la méthode PRINCE2 à l’organisation de son mariage en Pologne, et comment cette méthodologie peut se révéler très efficace même pour de petits projets.

En Pologne, la célébration d’un mariage dure traditionnellement de deux à quatre jours. Fabio nous explique quelles ont été, par exemple, les attributions des rôles et des « responsabilités » au sein du projet.

Fabio, le marié, a été nommé chef de projet, tandis que le rôle d’exécutif a été attribué à la future épouse.

Dans cette circonstance spécifique, la Direction du Programme était confiée aux parents des deux familles, italienne et polonaise.

La demoiselle d’honneur polonaise de la mariée a géré la production et la livraison de certains éléments, comprenant :

• les invitations : conception basée sur les exigences du client, avec révisions, impression et distribution aux destinataires avant l’événement ;
• les marque-places : réalisation suivant les instructions du client, impression et livraison sur le lieu de l’événement ;
• les invités : création du livre d’or, préparation des boîtes pour les échantillons de gâteaux (qui resteront après la fête), impression et livraison des menus (bilingues) pour les tables, création de dictionnaires de poche italo-polonais pour les invités, et d’une boîte en bois pour les enveloppes contenant les cadeaux de mariage (en Pologne, les invités n’offrent pas un cadeau issu d’une liste faite par les mariés).

Le frère de la demoiselle d’honneur a pris en charge, avec une grande attention, l’ensemble des préparatifs de la « Bonbonnière », s’occupant ainsi de la production matérielle du miel fait maison pour remplir des pots en forme de cœur (expédiés depuis l’Italie), ainsi que de la création de chaque boîte à dragées individuelle avec de l’organza expédiées d’Avola (Sicile), de petites épis et des fleurs blanches, le tout accompagné d’un carton avec une abeille dessinée et les noms des mariés.

Fabio a également souvent assumé le rôle de chef d’équipe, coordonnant la production et la livraison de nombreux éléments, y compris du vin (Nero d’Avola) de Sicile, un tonneau artisanal (capacité : 15 litres) absolument nécessaire pour les mariages polonais : pour la grappa distillée à la maison… comme si les 132 bouteilles de vodka « commerciale » achetées n’étaient pas suffisantes !

Pour finir, Fabio a géré le projet « un quintal de fleurs dans l’église », ainsi que le projet plus complexe des « Étrangers en Pologne », qui comprenait les vols, les billets, l’enregistrement, les transferts, les hôtels, les bus et bien d’autres choses encore.

Comme dans tous les projets, des risques et des problèmes sont apparus au cours de l’organisation du mariage, notamment liés à l’organisation à distance, au fait de devoir presque tout gérer depuis l’Italie, avec des barrières importantes à surmonter telles que les barrières linguistiques et culturelles. Sans parler de la monnaie qui est différente de l’euro. A cela s’ajoutent les risques liés au déplacement d’une quarantaine de personnes de l’Italie vers la Pologne, deux de l’Allemagne, une de la Moldavie, et même une du Sénégal !

Les principaux coûts concernaient la restauration et l’hébergement des quarante invités étrangers en Pologne pour les jours précédant et suivant la célébration. Sans parler de la nuit que passaient tous les étrangers et les Polonais dans les salles du château du XIXe siècle : lieu du dîner, de la fête du samedi et du banquet ininterrompu qui s’est prolongé jusqu’au dimanche soir.

La qualité de la nourriture était excellente (21 plats au menu du dîner seulement), avec un programme amusant et entraînant qui a diverti tous les invités, adultes et enfants, qui ont séjourné dans des chambres dignes d’un conte de fées. Sans oublier le feu d’artifice, la fontaine de chocolat et les dizaines et dizaines de gâteaux frais préparés la veille par les invités polonais !

En Europe de l’Est, les invités apportent des enveloppes contenant des vœux et de l’argent, au lieu de cadeaux. Le retour sur investissement a donc été évident et immédiat et a été mesurable en termes financiers dès le jour même du mariage. Les estimations faites se sont avérées exactes.

Des inconvénients ? Aucun, si ce n’est qu’aucune des bouteilles de vodka servies n’est restée….

L’adaptation à l’environnement du projet a concerné l’ensemble des produits de gestion, conformément aux lignes directrices de PRINCE2, en accordant une attention particulière aux éléments suivants :

1. le journal quotidien (Daily Log) : géré via un zenbook et complété par des notes sur le smartphone ;
2. le journal des leçons (Lesson Log) : un document résumant les « leçons » tirées d’expériences de mariage antérieures et recueillies auprès d’amis et de connaissances ;
3. les descriptions des produits (Product Description) : une feuille de calcul détaillée comprenant l’état des produits, les coûts, la conversion des dépenses de zlotys polonais en euros (et vice versa) ainsi que les critères de qualité exigés par la future mariée (qui représentait le client, en particulier l’utilisateur principal) ;
4. le plan de projet : basé sur les produits spécialisés et leur description dans le tableur, accompagné d’un diagramme de Gantt simplifié décrivant les différentes étapes du projet. L’ensemble a été organisé en 13 mois, la première étape ayant duré environ 2 mois (octobre et novembre de l’année précédente).
5. Les phases suivantes ont été divisées en fonction de la fourniture progressive de produits diversifiés :

• • Étape 2 : consacrée à la réservation des lieux et des services (église, château, orchestre, voiture, photographe, bus pour le transfert depuis Wroclaw) ;
  • Étape 3 : dédiée à la recherche et à la préparation de produits individuels (nourriture, menus, gâteaux, boissons, alliances, vêtements, chaussures et divers accessoires) ;
  • Étape 4 : destinée à la planification des invités internationaux (vols, hébergement, transport, transferts, etc.) ;
  • Étape 5 : concentrée sur les détails administratifs (documents italiens et polonais, traductions, authentifications, arrangements avec l’église), elle a commencée seulement deux mois avant le mariage ;
  • Étape 6 : les dernières semaines nécessaires pour un contrôle final et pour les activités liées au processus de clôture d’un projet (CP [Closing a Project]).

Dans ce scénario, le tailoring a eu un impact significatif, en particulier sur les sept processus. Notre formateur a pu minimiser la formalité des activités planifiées en simplifiant au maximum le traitement et la collecte des documents. Son objectif est maintenant d’évaluer les bénéfices à long terme : la réussite du projet !

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