Qu’est-ce qu’un portefeuille ?

Un portefeuille est l’ensemble des projets et programmes gérés par une organisation.

Un portefeuille peut être composé de plusieurs programmes et / ou de plusieurs projets. Les projets au sein d’un portefeuille peuvent également être différents les uns des autres, ce qui ne se produit pas dans les programmes, qui sont plutôt formés par des projets connexes.

On peut dire que le portefeuille représente la mise en œuvre de la stratégie d’une organisation. La gestion de portefeuille est la gestion coordonnée de projets et de programmes pour atteindre des objectifs stratégiques spécifiques.

La gestion de portefeuille définit des priorités en fonction des objectifs et partant de celles-ci, elle privilégie le choix des programmes et des projets à mettre en œuvre en fonction de la création de valeur métier, du niveau de risque et des ressources à utiliser. Si la gestion de projet vise à gérer correctement les projets, la gestion de portefeuille sert à «choisir les bons projets».

La méthode de gestion de portefeuille

Dans le guide MoP (Management of Portfolios), Axelos définit la gestion de portefeuille comme «un ensemble coordonné de décisions et de processus stratégiques visant à créer le meilleur équilibre possible entre le changement organisationnel et les activités de routine (business as usual)».

Les caractéristiques de la gestion de portefeuille :

• Elle est axée sur le retour sur investissement et la mise en œuvre efficace du changement à travers les programmes et projets dans leur ensemble
• Elle est utilisée pour assurer une excellente allocation des ressources (ressources humaines, actifs, matériaux, fonds et services) pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise
• Elle aide les organisations à choisir les futurs projets et programmes en donnant aux gestionnaires plus d’informations sur les bons investissements à entreprendre
• Elle permet de s’assurer que la priorité des projets et programmes est revue périodiquement afin d’investir des ressources en adéquation avec les objectifs stratégiques de l’organisation.

Quelle est la différence entre la gestion de portefeuille et la gestion de programme ?

Dans l’article, Qu’est-ce que la gestion de programme, nous avons défini ce qu’est un programme et ce qu’est la gestion de programme : un programme sert à atteindre un ou plusieurs objectifs stratégiques et se concentre sur la réalisation du changement. La gestion de programme est la gestion de projets connexes qui composent un programme.

La principale différence entre la gestion de programme et la gestion de portefeuille est que la gestion de programme traite de projets similaires tandis que la gestion de portefeuille gère également des projets et des programmes dans différents domaines.

Gestion de portefeuille : pourquoi est-ce important ?

La gestion de portefeuille facilite :

• l’allocation et utilisation des ressources entre les projets ou programmes
• la communication entre projets et programmes
• la coordination entre projets et programmes

Selon Axelos, « dans un monde toujours plus rapide et plus exigeant comme aujourd’hui, la gestion de portefeuille peut aider les organisations à réussir le changement et à atteindre leurs objectifs stratégiques.»

Aujourd’hui plus que jamais, les organisations qui souhaitent suivre les changements et les innovations ont besoin d’une approche axée sur le portefeuille. Il s’agit de trouver l’équilibre entre la gestion des affaires habituelles et le changement, en veillant à ce que l’entreprise et l’ensemble de l’organisation soient disposées, prêtes et capables de soutenir et d’assimiler les changements.

Quelles sont les différences entre la gestion de portefeuille et la gestion multi projets ?

La gestion multi projets et la gestion de portefeuille sont toutes deux des méthodologies permettant de gérer plusieurs projets au sein d’une organisation, mais elles diffèrent considérablement quant à leur portée, leur orientation et leurs objectifs.
La gestion multi projets est davantage opérationnelle et se concentre sur la gestion simultanée de plusieurs projets, tandis que la gestion de portefeuille est stratégique et vise à aligner les projets sur les objectifs de l’entreprise.
Les objectifs diffèrent également : la gestion multiprojets cherche à achever efficacement les projets, alors que la gestion de portefeuille vise à optimiser la valeur et l’alignement stratégique de l’ensemble des projets. En termes de responsabilité et de prise de décision, les managers multi projets s’occupent de la gestion quotidienne, tandis que les managers de portefeuille prennent des décisions stratégiques concernant la sélection et la priorisation des projets.

5 conseils pour réussir la gestion multi projets

1. Limiter le nombre de projets

La charge de travail pour chaque projet en cours doit être évaluée en s’assurant qu’elle n’excède pas 5 jours par semaine. L’idéal serait de vous limiter à un maximum de 10 projets pour éviter la surcharge.

2. Affirmer ses choix

Il est important d’affirmer ses choix, vous pouvez déléguez les projets non prioritaires et refuser de nouvelles sollicitations en expliquant diplomatiquement pourquoi vous ne pouvez pas les accepter.

3. Se concentrer sur ses tâches

Afin d’être efficace dans la gestion multi projets, il est préférable d’éviter le fractionnement des activités. Des créneaux dédiés dans votre agenda pour travailler sur les projets peuvent être mis en place, tout en laissant des plages pour les imprévus.

4. Gagner du temps en optimisant ses réunions de projet

Des réunions régulières avec un ordre du jour standard doivent être planifiées. Elles doivent être limitées à une durée maximum d’une heure. L’utilisation d’un tableau de relevé d’actions, mis à jour chaque semaine, est recommandée pour éviter la rédaction de comptes-rendus.

5. Constater ses progrès

Un bilan hebdomadaire de vos réalisations permet de constater vos progrès. Vos objectifs doivent être transformés en actions concrètes et suivis dans votre agenda pour maintenir une perspective positive.

Avez-vous déjà entendu parlé de la formation en gestion de portefeuille MoP (Management of Portfolios) ? Contactez-nous pour en savoir plus.

Source : Axelos, What is Portfolio Management