Cet article, traduit de l’étude de cas publiée par Agile Business Consortium, explique pourquoi et comment YHN, responsable de la gestion des logements sociaux au nom de la ville de Newcastle, a décidé d’adopter la gestion de projet Agile  (AgilePM®).

Your Homes Newcastle (YHN) est responsable de la gestion des logements sociaux au nom de la ville de Newcastle. Fondée en 2004, YHN gère plus de 27.000 maisons conformes aux normes gouvernementales et offre une série de services de soutien pour la ville de Newcastle.

Le défi

La division IT de YHN, en raison du nombre de projets piloté en parallèles (demandant une forte implication de la direction),  avait des difficultés à établir des priorités.

La réputation du département IT en souffrait. Les employés de l’entreprise estimaient que le système informatique n’offrait pas une vitesse de livraison fiable. L’équipe informatique, au contraire, pensait que l’entreprise n’avait pas été en mesure d’expliquer clairement ses exigences.

Geof Ellingham était directeur IT  à l’époque. Voici son discours:

« Il était clair que nous ne pouvions pas continuer à faire les choses comme nous l’avons toujours fait. La transformation numérique est de plus en plus rapide et il semblait que nous devions tout faire plus vite pour suivre le rythme. Dans notre travail conjointement avec la ville de Newcastle sur la transformation numérique, l’équipe a commencé à s’intéresser aux techniques Agiles. Elles pourraient nous offrir une structure plus robuste et plus efficace. Nous savions que le soutien de nos cadres supérieurs et des parties prenantes seraient important pour la transition vers Agile.

Il était très important que le gouvernement rende obligatoire l’approche Agile pour toutes les activités liées au numérique: Agile n’était plus considéré comme « diabolique ». »

La mise en œuvre de l’approche agile

En Avril 2015, Ellingham a décidé d’utiliser Agile pour un projet de la ville de Newcastle. Le défi était de faciliter le paiement des impôts en espèces en réalisant un système entièrement numérique. L’objectif initial était d’effectuer la transformation en neuf mois mais la transformation a été achevée en six. L’approche Agile a fait une différence.

« Dans un premier temps notre connaissance de Agile a été limitée à quelques techniques de base de Scrum. Lorsque nous avons rencontré AgilePM® de Agile Business Consortium, nous avons formé un groupe d’environ douze personnes à AgilePM Practitioner et nous avons également organisé des séances de sensibilisation à « Agile » pour notre direction et l’équipe de direction. Ce sont les premières étapes pour adopter Agile au niveau organisationnel. Nous avons compris que pour bénéficier des avantages de Agile, nous devions nous engager dans une transformation culturelle, et non pas seulement « utiliser agile. » »

En 2015 YHN a restructuré sa propre organisation IT de manière plus « linéaire » afin de permettre à l’équipe de s’auto-organiser et  travailler efficacement. Au début de 2016, 100% des projets étaient gérés avec AgilePM.

« Nous avons démontré la valeur ajoutée d’Agile aux managers et aux collègues (non chefs de projet) par la pratique, à commencer par les outils tels que la priorisation MoSCoW (proposé dans AgilePM), source de valeur ajoutée au sens large. L’adoption de cette approche était essentielle à la réussite de l’intégration des principes agiles car l’équipe a pu tester par elle-même le fonctionnement de l’approche Agile au lieu de simplement entendre des retours positifs .»

En Août 2016, la division IT de YHN était agile en sachant que des améliorations seraient en continue. « Nous avons eu une grande réunion d’équipe où nous avons discuté de ce qui fonctionnait bien et ce qui ne fonctionne pas assez bien. Par conséquent, nous avons réduit le processus de changement rapide en utilisant une approche Kanban pour les petits changements et  à l’intérieur du cycle de vie des projets agiles dont la durée est supérieure à 4 semaines. »

Il est prévu que la structure organisationnelle et les processus YHN continuent d’évoluer pour répondre aux besoins d’un environnement en constante évolution, où le changement est la norme et les nouveaux défis y sont nombreux. Telle est la nature d’AgilePM.

Les bénéfices Agile

« Agile nous a aidés à obtenir une plus grande productivité des ressources disponibles. La priorisation basée sur la valeur ajoutée réelle aligné aux objectifs. Nous avons constaté que certaines tâches pouvaient être éliminées, ou tout simplement ne pas être réalisées. Cela a libéré du temps pour d’autres activités. De plus, le département IT a apprécié la culture positive et a commencé à travailler plus rapidement. Dans la nouvelle structure organisationnelle, ils ont travaillé en étroite collaboration avec les collègues des autres services afin de mettre un terme à la culture du « nous et eux », où les différentes fonctions organisationnelles se déchargeaient le blâme sur les autres, lorsque les objectifs n’étaient pas atteints.

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