Scrum est un cadre de travail qui respecte les 4 valeurs et les 12 principes de l’agilité. Tous les cadres de travail agile, que ce soit Scrum, AgilePM,.. insistent sur le fait que les meilleures équipes sont celles qui travaillent ensemble, au jour le jour, dans les mêmes bureaux. Alors comment travailler avec des équipes Scrum à distance ? Que se passe-t-il si mon équipe Scrum ne travaille plus ensemble physiquement ?

Accepter la disruption et revoir l’organisation du travail

Tout d’abord, il faut se rendre compte que le travail à distance est une réelle disruption dans la façon de travailler de l’équipe. Il ne faut pas se dire : “on fait comme avant mais à la maison, nous avons l’habitude de travailler ensemble, tout va bien se passer”. Car certes les équipes ont l’habitude de travailler ensemble, mais tout va changer dans la manière de travailler ensemble. Il est important de tout reprendre dès le départ, que ce soit les outils, les moyens de communication ou encore les règles du jeu, puisqu’à distance, les paramètres et la disponibilité diffèrent. Il faut faire face aux imprévus et aux obligations personnelles en plus de celles professionnelles.

On va donc définir les nouvelles règles du jeu et chercher à comprendre les nouvelles contraintes et limites des équipiers. Par exemple, à distance, il est possible :

• d’être interrompu
• de s’immiscer dans la vie privée des collaborateurs
• d’avoir des problèmes de connexion ou des problèmes techniques
• de devoir s’occuper des enfants
• d’avoir des règles à respecter
• de se sentir isolé
• d’avoir des difficultés à déconnecter

Par conséquent, la toute première chose est de revoir ensemble le cadre de travail, demander à ses collaborateurs, quelles sont leurs nouvelles règles, les nouveaux horaires de travail et les limites de chacun.

• Comment allons-nous organiser le travail ?
• Quels sont les nouveaux horaires ?
• Quelles sont les limites à ne pas dépasser pour ne pas s’immiscer dans la vie privée des collaborateurs ?
• Quels sont les (nouveaux) outils de travail ?
• Comment allons-nous communiquer, échanger, continuer de travailler ENSEMBLE ?

Il faut également prendre conscience que l’on travaille différemment à distance. Le constat général qui ressort du confinement est que les employés travaillent beaucoup plus en moins de temps. Il faut donc garder à l’esprit que la façon de travailler change, que le contrat change.

Les équipes doivent avoir accès aux informations, être capables de continuer à travailler en groupe et échanger tous ensemble. Pour cela deux questions se posent :

Comment : c-a-d quelles sont les nouvelles règles du jeu ? Comment pouvons-nous travailler ensemble malgré le nouveau contexte ? Quelles en sont les modalités, les nouveaux outils ?

Quoi : c-a-d qu’est-ce qui est visible ? Que devons-nous construire ensemble ? Comment s’assure-t-on d’avoir de la visibilité sur les incréments à fabriquer ensemble ?

Une fois que l’équipe a répondu à ces questions et qu’elle a fixé les bases et redéfini les règles, il ne lui reste plus qu’à appliquer (plus que jamais) les principes habituels de Scrum en intégrant les diverses nouvelles contraintes.

Conseil : effectuez la même démarche en dehors des équipes Scrum car toute équipe est concernée par cette disruption et doit faire face à ce nouveau mode de travail.

S’inspirer du working Agreement Canvas

Il existe un caneva sur scruminc. pour vous aider, appelé Working Agreement Canvas, qui va faciliter la mise en place de ces nouvelles règles à distance. Je conseille à tous de le remplir, même avec une équipe qui se connaît bien. Il reprend notamment, le nom de l’équipe, la mission, les rôles et responsabilités de chacun, mais surtout les normes et guides, qui représentent le code de conduite (ex : pas de réunion après 17h car les enfants sont rentrés de l’école).

Conseil : ces éléments peuvent paraître simples et évidents mais c’est quelque chose qu’il ne faut pas prendre à la légère. Il faut également garder à l’esprit que les règles doivent être adaptées en fonction du nombre d’équipes Scrum.

S’assurer que la communication soit efficace

Regardons de plus près le graphique ci-dessous, qui présente l’efficience de la communication en fonction du canal de communication.

La communication la plus riche s’obtient en face à face, devant un tableau blanc par exemple suivi de prés par, ce qui pourrait étonner, la conversation vidéo avec partage de contenu.

Cela signifie qu’à distance, si tous les participants à l’appel vidéo acceptent de mettre leur caméra et de partager leur écran par exemple, la communication est efficace et tout le monde est dans l’échange. Il est possible de voir les collaborateurs, de voir s’ils sont interrompus, s’ils ont besoin d’une pause, d’observer leur attitude, leur capacité d’écoute, et de s’apercevoir du niveau de compréhension sur des éléments visuels et concrets.

Conseil : on ne peut pas forcer quelqu’un à mettre sa caméra mais il est préférable de demander à tout le monde de la mettre, quitte à flouter ou modifier l’arrière-plan.

Il faut donc revoir ensemble les règles d’échange et de communication en intégrant les limites personnelles de chacun et les (nouveaux) outils.

Maintenir les cérémonies et sélectionner des outils performants

En soi, les cérémonies ne changent pas mais il faut s’assurer d’avoir les moyens et outils à distance pour remplacer les outils physiques habituels. En pratique les équipes Scrum sont déjà bien organisées hormis celles qui ne sont pas du tout digitalisées. Si c’est le cas, il faut adresser le problème dans la partie “comment” (ex : comment passer du post-it physique au post-it digital?).

Scrum ne préconise pas de nouvelles règles pour la réalisation des meetings à distance et préconise à l’accoutumé l’auto-organisation, toujours en se posant les bonnes questions sur leurs efficacités. Les cérémonies misent en place sont toujours d’actualité, ce n’est pas parce que nous sommes à distance que cela change. Un daily Scrum est toujours un daily Scrum mais avec la caméra en partageant l’avancement du kanban Trello par exemple et il en est de même pour les rétrospectives et les démonstrations client.

Pour ces dernières, il faudra organiser un point spécifique avec le responsable produit, (PO) afin de préciser le “comment”.
Si c’est une livraison physique, on expliquera dans le “comment” toutes les précautions, règles et normes sanitaires que cela implique.
Si c’est une livraison à distance, il faut également revoir les règles et prévoir le bon support pour la démonstration (webcam, slides, environnement de test,…) afin d’avoir un échange fluide et efficace tout en appréciant les réactions en direct du client, ses attitudes et gestes.

Conseil : voici une liste non exhaustive des outils susceptibles de vous aider à améliorer vos cérémonies Scrum à distance : Trello, Miro, Klaxoon, Mentimeter, Mural, Kahoot, Jira, Wrike, Scrum Time, Slack, Team, Skype, Zoom, Discord, Meet, Spatial.io…

Fédérer et gérer l’ensemble des équipes

Attention à garder le travail des équipes visible ! Ce qui est préconisé lorsque les équipes sont à distance, c’est de rendre le product backlog aussi transparent que possible et également de s’assurer que toutes les équipes aient une visibilité transverse et que l’ensemble des product backlog soient disponibles à travers un outil commun. Ainsi les équipes partagent une vision claire des développements produits en cours et anticipent les dépendances.

Lorsque l’entreprise se compose de nombreuses équipes Scrum, ou qu’elle pratique l’agilité à l’échelle, des équipes spécifiques sont formées afin d’assurer une gestion claire du “comment” et du “quoi”. En suivant les indications du caneva Scrum@Scale par exemple, on prend soin de gérer la responsabilité du «quoi» (produit) et du «comment» (processus) à travers deux équipes dédiées. Le but étant d’éliminer les conflits organisationnels inutiles qui empêchent les équipes d’atteindre leur productivité optimale et d’optimiser les collaborations.

Conseil : gardez toujours un esprit “lean” en valorisant l’échange autour de la valeur ajoutée de vos pratiques avec vos équipes.

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