La crise actuelle nous a permis d’apprécier les compétences et la flexibilité d’un excellent personnel. Pivoter et s’adapter à un environnement changeant est d’une importance cruciale en ces temps difficiles. Alors, que se passe-t-il lorsque vous recrutez de nouveaux employés dans votre équipe, que ce soit suite à un recrutement ou une promotion en interne ? Combien de temps faut-il pour qu’ils soient opérationnels ? À quelle vitesse peuvent-ils s’adapter au travail dans un contexte Agile? 

Onboarding est le terme utilisé pour décrire les nouveaux employés qui rejoignent et s’intègrent dans une organisation ou une équipe. L’intégration ne se résume pas à l’accueil du nouvel arrivant, c’est la façon dont vous gérez l’ensemble du processus d’intégration des nouveaux membres du personnel, de l’entretien au moment où ils font vraiment partie de l’équipe. Il s’agit de les faire passer d’outsiders à insiders.

Parce que les équipes agiles sont autonomes, interfonctionnelles et s’auto-améliorent, les nouveaux arrivants dans des environnements agiles peuvent avoir du mal à s’intégrer pleinement. Les membres de l’équipe agile sont censés gérer leurs propres tâches et assument souvent plusieurs rôles différents. Dans les équipes de projet, le travail de chaque membre de l’équipe peut varier considérablement d’un jour à l’autre. Les membres d’équipe bien établis se connaissent souvent très bien et ont confiance en leurs propres compétences. Tous ces facteurs peuvent rendre difficile l’adhésion des nouveaux arrivants.

Nous avons constaté, à partir de nos recherches avec une équipe (où tous les membres de l’équipe se trouvent physiquement au même endroit), que certaines  techniques agiles et approches plus traditionnelles peuvent faciliter l’intégration. L’intégration traditionnelle comprend la gestion d’un programme d’intégration, la fourniture d’un dossier pour les nouveaux arrivants, une formation formelle et l’affectation d’un mentor. Le tableau ci-dessous montre certaines des techniques agiles utilisées par l’équipe Agile de développement de logiciels que nous avons étudiée. Ces dernières viennent en complément des techniques traditionnelles que l’équipe utilise également. Cette équipe change régulièrement et doit souvent intégrer de nouveaux membres du personnel.

Voici trois techniques qui peuvent faciliter l’onboarding dans une équipe agile :

Travailler en binôme

Travailler en binôme implique que deux personnes travaillent de manière synchrone sur une tâche. La programmation en binôme est couramment utilisée dans les équipes informatiques, mais cette technique peut être utilisée pour tous types de travail et est un excellent moyen d’échanger des connaissances.

Habituellement, une personne s’occupe des détails tandis que l’autre réfléchit de manière plus stratégique et de temps en temps, elles changent de rôle. Lorsqu’un nouveau membre arrive au sein de l’équipe, il est pertinent de le mettre en binôme avec un membre expérimenté de l’équipe, pendant les premières semaines.

Pendant ce temps, le nouveau collaborateur va acquérir de nombreuses connaissances formelles et informelles. Bien qu’il ne soit pas possible pour les deux d’échanger leurs rôles, le nouveau collègue deviendra progressivement plus indépendant. Si ce collègue commence alors que l’équipe travaille à distance, le travail en binôme peut être un moyen particulièrement utile pour aider le nouvel équipier à rester connecté tout en apprenant son nouveau rôle.

Réaliser des petites tâches

Donnez à votre nouveau collègue des petites tâches qu’il peut accomplir en une journée et faites varier le type de tâches que vous lui confiez au cours des premières semaines. Il aura alors une idée des progrès accomplis en effectuant régulièrement des tâches et s’habituera à fournir des petites parties en peu de temps. En conséquence, il sera en mesure de contribuer immédiatement aux stand-ups quotidiens et de tirer des enseignements des feedbacks réguliers. Tout en travaillant à distance, obtenir des feedbacks est particulièrement important pour les nouveaux membres de l’équipe, sans lesquels les doutes peuvent rapidement s’installer.

Signaler sa disponibilité

À différents moments de la journée, une équipe agile peut travailler ensemble en petits groupes ou en équipe pour résoudre un problème. À d’autres moments, les membres doivent bénéficier d’un temps de travail ininterrompu pour se concentrer sur la réalisation d’une tâche. Il est alors conseillé de trouver un moyen pour que les membres de l’équipe puissent signaler leur disponibilité tout au long de la journée. Ainsi les nouveaux arrivants peuvent immédiatement comprendre qui peut être interrompu et qui préfère se concentrer sur son travail. Ce système est particulièrement important lorsque vous travaillez en ligne. Utiliser un signal «disponible» dans votre environnement virtuel permet à tous les membres de l’équipe de savoir à qui demander de l’aide. Par exemple, dans Microsoft Teams, vous pouvez définir votre statut et afficher «Disponible» ou «Ne pas déranger» comme indicateur.

Enfin, n’oubliez pas l’aspect social de faire partie d’une équipe. Prendre une pause-café ensemble – virtuellement ou en personne – et apprendre à connaître votre nouveau membre de l’équipe de manière informelle est également important. Le travail agile concerne autant les personnes et la culture que les processus et les pratiques, donc passer du temps à accueillir, interagir et à connaître les nouveaux arrivants n’est pas une perte de temps.

Article original publié en Juin 2020 et reproduit avec l’aimable autorisation de l’Agile Business Consortium. Traduit par QRP International en Juillet 2020.

A lire également : Mon premier rôle en gestion de projet – Être un jeune chef de projet agile