Vous envisagez d’utiliser Scrum sans comprendre parfaitement le tableau Scrum ? Mauvaise idée ! Le Scrum board est la partie essentielle de tout sprint Scrum et constitue une précieuse ressource pour votre projet. Alors mieux vaut bien comprendre de quoi il s’agit avant de vous lancer.

Qu’est-ce qu’un Scrum board ou tableau de bord Scrum ? Définition

Le Scrum board est un moyen visuel de gérer et d’organiser des projets, décomposés en «sprints» de temps définis. Les tableaux Scrum aident les équipes Scrum à visualiser les éléments du backlog et l’avancement du travail tout au long des sprints. Les tableaux Scrum sont également appelés Scrum task boards, sprint boards, Scrum dashboard ou encore tableau de bord Scrum.

Les équipes Scrum sont responsables de la mise à jour et de la maintenance du tableau Scrum (et non le Scrum Master ni le Product Owner !). Le tableau de bord Scrum aide les membres de l’équipe à voir qui fait quelles tâches et combien de tâches ou user stories sont actuellement en cours, afin de faciliter la visualisation de leur progression.

Mais alors, quelles sont les différences entre un tableau Scrum et Kanban ?

Kanban versus Scrum board

Le tableau Kanban est un tableau qui suit le flux de processus tout en maintenant le nombre d’activités en cours. Kanban est comme un match de basket, où une tâche terminée équivaut à un point et une équipe essaie de minimiser le temps entre les tirs.

Le Scrum board est un tableau de tâches suivant le travail dans les sprints. Un sprint est une période de temps courte, cohérente et répétitive. La durée du sprint est suffisamment courte pour que l’équipe reste concentrée, mais suffisamment longue pour fournir une augmentation de travail livrable.

Voici leurs principales différences :

Pourquoi utiliser un Scrum board

Apporter la transparence nécessaire

Le tableau Scrum est visible et accessible à tous. Il permet à l’équipe de savoir clairement qui fait quoi, où en sont les tâches et ainsi d’éviter toute confusion.

Faciliter le daily Scrum

Le daily Scrum, la réunion quotidienne de l’équipe de développement, a généralement lieu debout, en une quinzaine de minutes maximum, devant le Scrum board. Ainsi, chaque intervenant peut facilement identifier les tâches sur lesquelles ses collègues travaillent et leur état d’avancement. Cela peut être le moment de déplacer un post-it dont on a la charge, même si cela peut être fait à n’importe quel moment, dès lors que le statut de la user story est à modifier.

Repérer les retards ou roadblocks

Tout retard dans les développements peut ainsi être facilement détecté. D’un simple coup d’œil, il est possible d’avoir une vue d’ensemble du sprint et de repérer les user stories qui semblent stagner ou s’attarder dans la mauvaise colonne. Une fois le problème identifié, il est possible d’y remédier.

Respecter l’objectif du sprint

Tous les post-its de la colonne de gauche doivent se trouver dans la colonne de droite à la fin du sprint. Ainsi, à l’aide du tableau Scrum, l’équipe s’assure de respecter l’objectif de chaque sprint.

Faciliter la rétrospective du sprint

Le Scrum board est très utile au Scrum Master lors de la rétrospective du sprint puisqu’il fournit un retour d’information immédiat sur l’état d’avancement du projet.

Les bénéfices du Scrum board

Le Scrum board a de nombreux avantages et permet :

• de communiquer de façon claire et transparente
• de savoir en un clin d’œil où en est le sprint et par conséquent de maximiser la visibilité
• aux nouveaux arrivants d’intégrer rapidement le projet et de comprendre facilement le processus
• de faciliter et favoriser la conversation et l’interaction
• aux membres de l’équipe de rester concentrés sur leur travail et éviter de perdre du temps inutilement
• de faciliter le travail d’équipe et soutenir l’engagement de chaque membre de l’équipe

Comment utiliser un Scrum board

Lorsque vous déterminez comment utiliser un tableau Scrum, la première chose à retenir est qu’il n’y a pas de façon précise de l’utiliser. Vous pouvez personnaliser votre tableau Scrum en fonction de vos besoins.

Définir les catégories

Le Scrum board est divisé au minimum en trois parties : les tâches à faire, les tâches en cours et les tâches terminées. Pour une gestion encore plus fine des tâches, il est possible d’ajouter une colonne supplémentaire avec par exemple :

Test;
Problèmes;
Demandes de changement;

Dans leur vidéo dédiée, Constantin Guay et Jean-Pierre Lambert conseillent d’ailleurs un tableau simple avec 4 colonnes.

les users stories (une par ligne)
les tâches à faire
les tâches en cours et
les tâches terminées.

Les user stories sont ensuite découpées en tâches techniques à déplacer horizontalement sur le tableau, en fonction du statut de réalisation de la tâche (to do, in progress, done).

Les colonnes supplémentaires peuvent être ajoutées au fur et à mesure du sprint mais uniquement si il y a un vrai besoin, une utilité réelle de mettre des limites sur le travail en cours.

Définir ce que signifie la colonne “terminé” (Definition of Done)

Il est également important de rappeler la Definition of Done sur le tableau. La DoD est un artefact qui permet d’expliciter les étapes de travail sans imposer d’ordre. L’équipe doit convenir à l’avance de ce que signifie « Done ». Par exemple, s’il suffit que les tâches soient effectuées, si les tâches doivent être effectuées et testées ou si tous les problèmes rencontrés doivent également être résolus.

Rappel : Ne pas ajouter de nouveaux éléments « À faire » au tableau tant que toutes les tâches en cours ne sont pas dans la colonne « Terminé ».

S’assurer de la visibilité du tableau de bord Scrum

Il faut également s’assurer de la visibilité maximale du tableau Scrum, en le plaçant dans un endroit facile d’accès.

Utiliser des couleurs et tailles de Post-it différentes

Il est important d’utiliser des tailles et des couleurs de post-it différentes. Imaginez un Scrum board recouvert de post-it, tous de la couleur jaune. Difficile dans ce cas de s’y retrouver sans aller lire tous les intitulés, et l’on perd ainsi l’un des principaux avantages du Scrum board, à savoir obtenir une vue d’ensemble de la progression des développements. Typiquement, il est recommandé d’utiliser des post-it rectangulaires ou carrés de grande taille pour identifier une user story. Il sera alors possible d’utiliser des post-it rectangulaires de plus petite taille et d’une autre couleur pour identifier les tâches liées à cette user story.

Choisir la modalité : tableau Scrum physique ou virtuel

Les tableaux Scrum peuvent être soit un tableau physique réel, comme un tableau blanc, soit une version virtuelle via un logiciel en ligne. Dans les deux cas, il a le même objectif : montrer à l’équipe ce qui a déjà été fait, ce qui reste à faire et avoir une idée claire de la situation du sprint.

Étant donné que de nombreuses entreprises travaillent en Scrum à distance, les tableaux Scrum virtuels sont devenus des outils pratiques pour faciliter la collaboration à distance. Différents outils Kanban et Scrum en ligne permettent à toute l’équipe d’être présente sur le board : JIRA, Trello, Miro, Leankit et autres.